Zeitschrift für Reiseblätter. Wie ist der Ablauf beim Ausfüllen des Reisetagebuchs? Musterformular: erforderliche Angaben

Alle Organisationen, die zur Ausübung ihrer Tätigkeit Fahrzeuge einsetzen, sind verpflichtet, ein Frachtbriefbuch zu führen. Der Gesetzgeber schreibt besondere Anforderungen an die Führung und das Ausfüllen dieses Journals vor. Wir werden Ihnen später in unserem Artikel mehr darüber erzählen.

Das Magazin besteht aus mehreren Teilen.

Titelblatt:

• Firmenname des Unternehmens.
• Angaben zur Organisation (OKPO).
• Protokollierungszeitraum.

Tabellenteil mit Informationen:

• Frachtbriefnummer und tatsächliches Ausstellungsdatum an den Fahrer.
• Fahrerinformationen (vollständiger Name und Personalnummer).
• Garagennummer des Autos.
• Unterschriften von Bevollmächtigten und Verantwortlichen (Fahrer, Disponent, Buchhalter).

Das Protokoll zur Registrierung und Ausstellung von Frachtbriefen verfügt über die sogenannte fortlaufende Nummerierung und muss in chronologischer Reihenfolge geführt werden. Sobald das Buchhaltungsbuch fertiggestellt ist, muss es geheftet und mit dem Siegel des Unternehmens sowie der Unterschrift des Eigentümers des Unternehmens versehen werden.

Grundsätzlich wird das Buchhaltungsjournal in Unternehmen von einem Buchhalter anhand der Primärdokumentation oder einem anderen autorisierten Mitarbeiter der Organisation ausgefüllt, in dessen Arbeitsvertrag dies angegeben ist. In Einzelfällen wird die Verantwortung für die Führung und Registrierung von Reisetickets einer Drittorganisation übertragen (bei Auslagerung der Buchhaltung). In diesem Fall wird zwischen den Parteien eine Vereinbarung mit den Bedingungen der Zusammenarbeit, Rechten und Pflichten untereinander unterzeichnet. Die Gesetzgebung der Russischen Föderation erlaubt diese Option. Darüber hinaus können Sie das Dokument auch elektronisch einreichen.

Sollten Korrekturen im Reisebuch erforderlich sein, sollten Sie sich an den gesetzlichen Regelungen orientieren. Korrekturen im Journal sollten, wie auch in anderen Primärdokumenten, durch einfaches Durchstreichen falscher Daten und durch einen neuen Eintrag mit Datum, Unterschrift und Siegel vorgenommen werden.

Ein Muster zum Ausfüllen des Magazins kann kostenlos heruntergeladen werden.

Auf gesetzlicher Ebene ist jede Organisation, die Fahrzeuge zur Geschäfts- oder Produktionsabwicklung einsetzt, verpflichtet, ein Frachtbriefbuch zu führen. Sie müssen normgerecht gemäß Formular Nr. 8 ausgefüllt werden. Dieses Dokument gilt als primäre Dokumentation, die die Kosten für Kraft- und Schmierstoffe tatsächlich bestätigt, eine Kostenplanung ermöglicht und Steuerzahlungen reduziert. Darüber hinaus ist ein Hauptbuch für Fahrerrückstellungen erforderlich.

Die Registrierung eines Frachtbriefs ist ein arbeitsintensiver Prozess. Viele Autofahrer haben Probleme, wenn sie nicht über spezielle, genehmigte Formulare verfügen. Darunter leiden auch Arbeitgeber – sie können eine Geldstrafe von 100.000 Rubel zahlen. Um Fragen zu vermeiden, sollten Sie nicht nur Frachtbriefe führen, sondern auch ein Protokoll über deren Bewegung.

Wir listen die korrekten Formulare und Muster dieser Dokumente auf.

Regeln zum Ausfüllen des Reiseprotokolls von Frachtbriefen

Um die Bewegung der Frachtbriefe zu kontrollieren, die den Fahrern der Organisation ausgestellt werden, muss das Management oder ein Buchhalter ein spezielles Journal führen, in dem alle ausgestellten Dokumente aufgezeichnet werden.

Das Cover der Zeitschrift muss gemäß Formular Nr. 8 ausgefüllt werden. Dazu gehören der Firmenname, Formularcodes sowie das Start- und Enddatum der Buchhaltung bzw. der Zeitraum, für den Sie berichten.

Auf dem Cover befindet sich kein Stempel. Es wird am Ende des Dokuments platziert und fixiert und bestätigt alle Einträge.

Nach dem Titel des Dokuments sollte eine Tabelle mit 9 Kapiteln erstellt werden. Ein professioneller Buchhalter weiß übrigens, dass im Programm 1C: Enterprise ein Buchhaltungsjournal geführt werden kann. Die Eingabe von Einträgen in die Datenbank ist nicht schwierig. Aber eines gilt: Das Protokoll muss ausgedruckt werden, damit Fahrer, Disponent und Buchhalter unterschreiben können.

Die Zeitschrift kann für einen beliebigen Zeitraum – maximal jedoch für ein Jahr – herausgegeben werden. Wenn Ihr Unternehmen eine ausreichende Anzahl an Sendungen pro Monat durchführt, ist es besser, jeden Monat ein neues Protokoll zu erstellen. Beim Schließen des Dokuments sollten Sie alle Daten anhand der Frachtbriefe überprüfen und einen Stempel und eine Unterschrift des Firmenchefs anbringen. Wenn die Organisation nur wenige Fahrten pro Jahr durchführt, kann die Überwachung jährlich durchgeführt werden.

Laden Sie das Formular der Reiseprotokollseite im Excel-Format herunter

Muster eines Frachtbriefformulars für einen Pkw - Formular Nr. 3

Laden Sie das Frachtbriefformular für einen Pkw, Formular Nr. 3, im Word-Format herunter

Frachtbrief für ein Sonderfahrzeug – Muster und Formular des Formulars Nr. 3 Sonderfahrzeug

Laden Sie das Frachtbriefformular für ein Sonderfahrzeug, Formular Nr. 3, Spezial im Excel-Format herunter

Muster und Formular eines Frachtbriefs für ein Taxi – Formular Nr. 4

Laden Sie das Frachtbriefformular für ein Taxi, Formular Nr. 4, im Word-Format herunter

Frachtbrief für einen LKW – Muster und Formular Nr. 4 C

Jede Organisation, die über Fahrzeuge für den offiziellen Gebrauch verfügt, muss Aufzeichnungen über die Bewegung der ausgestellten Frachtbriefe führen. Zu diesem Zweck ist ein spezielles Formular vorgesehen, das als „Logbuch zur Aufzeichnung der Frachtbriefbewegungen“ bezeichnet wird. Auf der Website erfahren Sie, wie dieses Dokument aussehen sollte und wie Sie es fehlerfrei ausfüllen.

Organisationen und Unternehmer, die Transportdienstleistungen erbringen oder für ihre Arbeit lediglich Firmenwagen nutzen, sind verpflichtet, alle ausgestellten Frachtbriefe regelmäßig in einem speziellen Journal zu registrieren. Dies ist in Artikel 6 definiert Bundesgesetz vom 8. November 2007 Nr. 259-FZ Und mit Beschluss des Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 Nr. 152. Die Form des Logbuchs zur Erfassung des Transports von Frachtbriefen wurde schon vor längerer Zeit genehmigt Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 28. November 1997 N 78. In diesen zwanzig Jahren haben sich weder das Formular Nr. 8 selbst noch das Verfahren zu seiner Aufrechterhaltung jemals geändert. Obwohl der Gesetzgeber mehr als einmal Änderungen beim Ausfüllen von Frachtbriefen vorgenommen hat, erfolgte die letzte davon Anfang 2019. Zusätzlich zum Formular Nr. 8 genehmigte das staatliche Statistikkomitee mehrere weitere Formulare zur Ausstellung relevanter Frachtbriefe (für Lastkraftwagen und Pkw sowie Busse). Sie werden in einem anderen Artikel besprochen, aber jetzt werden wir detaillierter auf die primäre Art der Buchhaltungsdokumentation eingehen, die dazu dient, die Bewegung der an Fahrer ausgestellten Frachtbriefe sowie die Lieferung gebrauchter Blätter an die Buchhaltungsabteilung der Organisation zu kontrollieren.

Was ist ein Frachtbrief-Bewegungsprotokoll?

Der Einsatz eines solchen Buchhaltungsbelegs hat mehrere Vorteile, die den Einsatz des Journals auch für Unternehmen sinnvoll machen, die dazu nicht verpflichtet sind. Insbesondere ist es möglich, die Aktualität und Reihenfolge der Ausstellung von Gutscheinen zu kontrollieren und die Abschreibung von Kraft- und Schmierstoffen schneller zu überprüfen. Das branchenübergreifende Standardformular Nr. 8 (OKUD 0345008) besteht aus zusammengenähten Blättern in Form eines Buches, auf dem eine Tabelle mit neun Spalten gedruckt ist. Jede Organisation kann eine eigene Form dieses Dokuments entwickeln und verwenden, da seine Form empfohlen und verbindlich ist. Wenn Sie Ihre eigene Tabelle entwickeln, können Sie die Spalten in einer praktischen Reihenfolge anordnen, unnötige Daten entfernen und relevante Daten hinzufügen. Das Standardformular legt insbesondere Folgendes fest:

• Nummer des Frachtbriefs und Datum seiner Ausstellung;
• Personalnummer und vollständiger Name des Fahrzeugführers;
• Garagennummer des Fahrzeugs (die Angabe der Zulassungsnummer ist im Standardformular nicht vorgesehen, Sie können sie aber in Ihrem Formular berücksichtigen);
• Unterschrift des Fahrers, die den Erhalt des Tickets bestätigt;
• Unterschrift der Person, die zur Ausstellung und Annahme des Gutscheins berechtigt ist (Absender);
• Datum der Annahme des Blattes und Unterschrift des Buchhalters;
• Spalte für Notizen.

Es ist notwendig, das Reiseprotokoll, dessen Standardformular am Ende des Artikels heruntergeladen werden kann, in der vorgeschriebenen Weise auszufüllen im Auftrag des Verkehrsministeriums der Russischen Föderation vom 18. September 2008, Nr. 152. Dieses Verfahren ist für alle Fahrzeugnutzer gleich.

Reisetagebuch: Probefüllung

Das Ausfüllen dieses Standardformulars bereitet in der Regel keine Probleme. Die Eintragungen können handschriftlich oder am Computer ausgefüllt werden und am Ende des Tages können die Blätter ausgedruckt werden, sodass alle berechtigten Personen unterschreiben können. Es ist bequemer, ein Dokument handschriftlich zu führen, wenn es in der Organisation viele Autos gibt und der Disponent ständig Gutscheine ausstellt und akzeptiert. Auf der Titelseite des Dokuments müssen wie üblich der Name der Organisation, ihr OKPO und der Zeitraum, für den das Formular ausgestellt wurde, angegeben sein. Es ist nicht erforderlich, auf dem Titelblatt Unterschriften oder Siegel anzubringen. Die Seiten des Dokuments müssen nummeriert und ihre Nummer auf der Rückseite des Dokuments angegeben sein. Ein Vernähen und Versiegeln des Formulars ist nicht erforderlich.

Im Formular müssen Sie lediglich die erforderlichen Felder ausfüllen. Eine Zusammenfassung ist nicht erforderlich. Ein Beispiel für das Ausfüllen eines Standardjournals zur Ausstellung von Frachtbriefen sieht so aus:

Wenn die Zeitschrift keine freien Seiten und Spalten mehr hat, sollte sie mindestens drei Jahre lang im Archiv der Organisation aufbewahrt werden. Danach kann sie vernichtet werden.

Unternehmen und Einzelunternehmer, die im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit Fahrzeuge verschiedener Kategorien nutzen, Den Fahrern müssen Frachtbriefe zur Verfügung gestellt werden.

Definition

Unter der Definition "Frachtbrief" bezieht sich auf ein Dokument, das Fahrern das uneingeschränkte Recht einräumt, ein bestimmtes Fahrzeug zu nutzen.

Im Dokument detaillierte Informationen müssen angezeigt werdenüber die Route, den Kraftstoffverbrauch und die Arbeitsaktivität des Fahrers.

Für Transportunternehmen sieht die Gesetzgebung der Russischen Föderation vor Pflicht Stellen Sie täglich Frachtbriefe zur Verfügung, mit Ausnahme von Situationen, in denen der Fahrer eine längere Geschäftsreise unternimmt.

Wenn es sich um Unternehmen handelt, die nicht zum Kraftverkehr gehören, variiert die Häufigkeit der Ausstellung bei ihnen zwischen einem Tag und einem Kalendermonat.

allgemeine Informationen

Um eine vollständige Kontrolle über die bereitgestellten Reisegutscheine zu gewährleisten, muss das Unternehmen in Formular 8 ein Journal der Reisegutscheine führen.

Seit Januar 2013 ist das Formular jedoch aufgrund des Inkrafttretens des Bundesgesetzes der Russischen Föderation über die Rechnungslegung im Dezember 2011 Nr. 402-FZ optional.

Unternehmen haben das Recht, persönliche Formulare zu erstellen oder das einheitliche Formular mit den erforderlichen Informationen zu ergänzen, sofern alle bereitgestellten Punkte des einheitlichen Formulars unverändert bleiben.

Im Gegenzug ist zu bedenken, dass eine einheitliche oder geänderte Form von Frachtbriefen auf der Grundlage einer von der unmittelbaren Geschäftsleitung erstellten Anordnung eingeführt werden muss. Darüber hinaus kann die Verwendung des Dokuments in den Rechnungslegungsgrundsätzen des Unternehmens festgelegt werden.

In den meisten Fällen muss die Zeitschrift befristet ausgestellt werden bis zu 12 Kalendermonate Bei Bedarf kann die Frist jedoch verkürzt werden bis zu 1 Monat. Das Journal der Reisedokumente bezieht sich auf die Primärdokumentation und die Aufbewahrungsfrist beträgt mindestens 5 Jahre.

Frachtbrief ist erforderlich sollte die folgenden grundlegenden Informationen enthalten, Wie:

• persönliche Daten des Fahrers des Fahrzeugs;
• Fahrzeugkennzeichen;
• persönliche Daten des Fahrzeughalters oder des Unternehmens, in dessen Bilanz das Fahrzeug aufgeführt ist;
• Kraftstoffkosten (bei der Angabe von Informationen müssen Sie sich auf den Tacho konzentrieren);
• Gesamtstreckenlänge und Kilometerleistung.

Kommt es auf der Straße zu einer Notsituation oder zu einem Verstoß gegen die Verkehrsregeln, muss der Fahrer des Fahrzeugs dem Vertreter der Verkehrspolizei neben den Hauptdokumenten auch einen Frachtbrief mit Angaben zu den Verstößen vorlegen.

Das Blatt wird unabhängig davon erstellt, ob das Fahrzeug dem Unternehmen gehört oder dem Fahrer gehört, sondern für Produktionszwecke verwendet wird.

Beim Transport von Massengütern, für die eine Lizenz erforderlich ist, ist es unbedingt erforderlich, eine Spalte „Lizenzkarte“ zu erstellen, einschließlich der Angabe der Frachtbriefnummer in strikter Übereinstimmung mit der zu transportierenden Ware. Vor allem, wenn es um materielle Werte geht.

Am Ende der Arbeitsschicht muss der erstellte Frachtbrief den Disponenten übergeben werden, um die Informationen in das entsprechende Journal einzutragen und das ausgefüllte „Ticket“-Formular zu speichern.

Da die internen Vorschriften des Unternehmens erstellt werden, muss das Journal zur weiteren Überprüfung an einen Vertreter der Buchhaltungsabteilung weitergeleitet werden. Zu diesem Zweck gibt es im jeweiligen Buchhaltungsjournal ein spezielles Feld zur Kennzeichnung der Einreichung von Unterlagen an die Buchhaltung.

Für den Fall, dass es keine Person gibt, die für die Pflege der betreffenden Zeitschrift verantwortlich ist, besteht die Möglichkeit, eine Vereinbarung mit anderen Unternehmen abzuschließen, die ähnliche Dienstleistungen anbieten.

Es muss daran erinnert werden, dass die Vereinbarung Informationen über alle Nuancen enthalten muss, die zur Lösung kontroverser Situationen beitragen können, sobald sie entstehen.

Unternehmen oder Einzelunternehmer, die Transportdienstleistungen erbringen, müssen die erstellten Frachtbriefe im entsprechenden Registrierungsjournal registrieren (basierend auf Artikel 1 Absatz 1, Absatz 1, Artikel 6 des Bundesgesetzes Nr. 259 und der Verordnung des Verkehrsministeriums Nr. 152). ).

Die Verwendung eines solchen Protokolls ermöglicht es, die Rechtzeitigkeit der Erstellung von Frachtbriefen zu kontrollieren und dementsprechend den Kraftstoff- und Schmierstoffverbrauch der Fahrzeuge zu überwachen. Darüber hinaus besteht Kontrolle über die Informationen, die in den Frachtbriefen selbst angezeigt werden.

Regulierungsakte

Alle Fragen zur Führung der jeweiligen Zeitschrift werden durch Folgendes geregelt: Vorschriften, Wie:

• Bundesgesetz Nr. 402;
• Verordnung des Verkehrsministeriums Nr. 152;
• Bundesgesetz Nr. 59.

Diese Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, enthält aber alle notwendigen Informationen zum Reisetagebuch.

Das betreffende Journal zur Verkehrserfassung, Registrierung und Erstellung von Frachtbriefen umfasst Verschiedene Teile, nämlich:

• eine Titelseite, auf der der Firmenname und der Codewert ausschließlich gemäß OKPO angezeigt werden, einschließlich des Zeitraums, für den die Zeitschrift erstellt wird;
• tabellarischer Teil.

Der tabellarische Teil wiederum enthält solch eine Information, Wie:

• Nummerierung des Frachtbriefs und wann genau er bereitgestellt wurde;
• alle notwendigen Angaben zum Fahrer, einschließlich Personalnummer;
• Garagennummer des Fahrzeugs;
• Unterschriften der befugten Personen, die für die Journalbuchhaltung verantwortlich sind.

Es ist zu beachten, dass Unterschriften erforderlich sind müssen gekennzeichnet werden:

• durch den Fahrer des Fahrzeugs, der den Erhalt des Frachtbriefs bestätigt;
• ein Disponent oder ein Arbeiter, der seine Aufgaben wahrnimmt, der bestätigt, dass alle erforderlichen Unterlagen vom Fahrer des Fahrzeugs erhalten wurden;
• ein Buchhaltungsmitarbeiter, dessen Unterschrift die Prüfung und Annahme des Blattes zur Registrierung bestätigt.

Zusätzlich nach Bedarf Es sollten entsprechende Notizen gemacht werden.

In dem jeweiligen Journal für die Bereitstellung von Frachtbriefen müssen alle notwendigen Informationen zu den vom Unternehmen erstellten Blättern eingetragen werden. Ausnahmen in dieser Angelegenheit sind nicht akzeptabel.

Die Zeitschrift ist fortlaufend nummeriert und muss ausschließlich in chronologischer Reihenfolge geführt werden. Nach Abschluss des Ausfüllens muss das Tagebuch gebunden und anschließend mit dem entsprechenden Siegel versiegelt und vom unmittelbaren Vorgesetzten unterzeichnet werden.

Es ist zu beachten, dass die Pflege des betreffenden Journals ausschließlich dem Mitarbeiter des Unternehmens übertragen wird, in dessen Arbeitsvertrag die Verantwortlichkeiten für die Pflege dieses Dokuments festgelegt sind. Die Bestellung einer bevollmächtigten Person ist durch Erteilung einer entsprechenden Anordnung der Unternehmensleitung möglich.

Darüber hinaus ist zu bedenken, dass die Gesetzgebung der Russischen Föderation die Möglichkeit vorsieht, Dritte auf der Grundlage einer unterzeichneten Vereinbarung über die Erbringung solcher Dienstleistungen in die Pflege der Zeitschrift einzubeziehen.

In einer solchen Situation werden die Verantwortlichkeiten für die Erstellung von Frachtbriefen den Vertretern anderer Unternehmen übertragen.

Form und Probe

Wie bereits erwähnt, muss die betreffende Zeitschrift gemäß Formular Nr. 8 erstellt werden. Auf Wunsch des Unternehmens und einzelner Unternehmer bietet die Gesetzgebung der Russischen Föderation die Möglichkeit, eine eigene persönliche Form zu entwickeln.

Bei der Erstellung des betreffenden Dokuments müssen Sie stets bedenken, dass das Begehen von Fehlern oder Tippfehlern strengstens untersagt ist, da es bei deren Entdeckung zu Problemen mit den Aufsichtsbehörden kommen kann.

Erfahren Sie in diesem Video mehr über die Abrechnung von Frachtbriefen und Kraft- und Schmierstoffen.

Änderungen in der Gestaltung von Frachtbriefen im Jahr 2017 sowie ein Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs haben wir in unseren gesonderten Beratungen besprochen. In diesem Material werden wir über das Journal zur Aufzeichnung der Bewegung von Frachtbriefen sprechen.

Wer sollte ein Reisetagebuch führen?

Organisationen und Einzelunternehmer, die Transportdienstleistungen erbringen, sind verpflichtet, ausgestellte Frachtbriefe im Frachtbriefregistrierungsjournal zu registrieren (Absatz 1, Artikel 1, Absatz 1, Artikel 6 des Bundesgesetzes vom 8. November 2007 Nr. 259-FZ, Absatz 17 der Verordnung). des Verkehrsministeriums vom 18.09.2008 Nr. 152).

Andere Personen, die Fahrzeuge benutzen, können nach eigenem Ermessen ein Frachtbriefbuch führen. Die Verwendung eines solchen Protokolls ermöglicht es, die Rechtzeitigkeit der Ausstellung von Frachtbriefen und damit die Abschreibung der von Fahrzeugen verbrauchten Kraft- und Schmierstoffe zu kontrollieren, deren Verwendung in den entsprechenden Frachtbriefen enthalten ist.

Reiseprotokoll-Formular

Das Journal zur Aufzeichnung der Bewegung von Frachtbriefen (Formular Nr. 8) wurde durch Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 28. November 1997 Nr. 78 genehmigt.

Reiseprotokoll (Formular 8): in Excel herunterladen

Es wird darauf hingewiesen, dass dieses Journal geführt wird, um die Bewegung der an den Fahrer ausgestellten Frachtbriefe und die Lieferung bearbeiteter Frachtbriefe an die Buchhaltung zu überwachen.

Die Organisation und der einzelne Unternehmer können bei Bedarf die Zeitschriftenform selbstständig entwickeln.