Домашний архив: способы хранения документов. Семейный архив: личные письма и дневники Создание домашнего архива примеры советы

В последние годы пленочная фотография перестала быть массовым явлением и стала уделом не слишком многочисленных энтузиастов. Мы не будем подробно описывать все последствия состоявшегося перехода от пленки к цифре, это тема отдельного большого материала. Остановимся лишь на двух из них: количество фотографий, создаваемых среднестатистическим фотографом в год, резко увеличилось, причем печатаются тем или иным образом лишь очень немногие из них.

Понятно, что эти два явления связаны между собой самым непосредственным образом. Если вы снимаете на пленку, волей-неволей приходится задумываться, стоит ли сейчас давить на кнопку спуска, или нет. В кассете максимум 36 кадров («кропнутую» семидесятидвухкадровую экзотику прошлых лет не рассматриваем), плюс к тому проявка и печать стоят денег.

Ну а в том случае, когда мы используем цифровую фотокамеру, ограничений нет практически никаких. Флеш-карточки сейчас до неприличия емкие и дешевые, зачастую они могут вместить несколько тысяч кадров максимального качества. Да и за просмотр полученных «шедевров» на экране компьютера денег не берут.

Результат – гораздо большее количество фотоснимков. Уже этого было бы вполне достаточно для того, чтобы радикально снизить количество печатаемых карточек. Дело даже не в цене отпечатка, дело в том, что готовые фотографии надо где-то хранить.

Современный фотолюбитель средней руки за год может отснять и десять, и пятнадцать тысяч кадров. Даже если распечатать их в формате 10х15, мы получим огромный объем материала – а куда его девать, особенно в обычной квартире?

Более того, на увеличение количества снимков наложилось ухудшение их среднестатистического качества. В самом деле, если создание фотографии ничего не стоит, многие люди вообще перестают задумываться над построением кадра и выбором правильных настроек: «И так сойдет, в случае чего – переснимем!». Разумеется, получившийся при таком подходе к творчеству продукт печатать обычно никому не хочется, ибо он ужасен как с технической точки зрения, так и с художественной. Такие «фотки» не радуют обычно даже самого фотографа, просматривают их только один раз. После чего плоды фотосессии исчезают в глубинах жесткого диска домашнего компьютера, где со временем и гибнут бесславно.

И Бог бы с ними – кабы не тот факт, что вместе с плевелами уничтожаются и зерна. В самом деле, у любого человека есть какие-то снимки, которые ему нравятся, и очень обидно бывает, когда их не удается найти среди залежей мусора.

Некоторым людям, недавно вошедшим в мир цифровой фотографии, такая ситуация может показаться абсурдной. «Как это, мол, так – не получается найти нужный снимок? У меня это занимает пару секунд!»

Вынужден предостеречь их от излишнего оптимизма – так бывает только поначалу, когда снимков не много, и сняты они недавно. Поэтому фотограф еще хорошо помнит, где у него что лежит.

Фотографии, лежащие в беспорядке – это неудобно

Но проходит время, и ситуация меняется. Количество снимков нарастает лавинообразно, а память начинает подводить. Не так уж просто вспомнить, что именно изображено на фотографии десяти- пятнадцатилетней давности, особенно если изображений за тот период было накоплено много. И с каждым новым съемочным днем положение лишь усугубляется.

Доходит до абсурда – один знакомый хвастался мне однажды, что «сумел найти нужный снимок за пять часов, и это очень быстро». Именно тогда я окончательно понял, что стихийно сложившуюся систему управления изображениями – если, конечно, можно так назвать бессистемную фотосвалку – надо радикально менять.

Что мы можем сделать? Многое. Прежде всего, необходима максимально полная унификация всего и вся. Не секрет, что люди часто хранят свои фотографии крайне небрежно. Часть находится на жестком диске компьютера – и, конечно, в разных местах. Часть – на CD-диске, полученном от друга. Еще часть – на каких-то флешках, и так далее. Такой «зоопарк» по определению не может обеспечить нам ни удобства поиска фотографий и доступа к ним, ни надежности хранения.

Поэтому первое, что нам стоит сделать, так это скопировать все накопленное добро на жесткий диск компьютера. Не факт, что мы его потом там оставим, но для начала так будет правильнее. Если материалов скопилось много, а жесткий диск невелик, то обработку фотографий можно производить порциями, хотя это и не столь удобно.

Ладно, фотографии мы собрали, попутно обнаружив, что часть сменных носителей пропала, а часть уже неработоспособна. Укрепились во мнении, что поддержание порядка – дело нужное. Дальше что?

А дальше надо вспомнить, какой у нас стиль съемки. Часто ли мы фотографируем, или не очень? Если выходы «на дело» – редкость, все сравнительно просто; нет необходимости прибегать к сложным методам каталогизации. Вполне достаточно будет создать отдельную папку для каждого года, а в ней уже – несколько подпапок для отдельных событий, будь то встреча друзей, туристический поход, поездка на отдых или чья-то свадьба.

Сопутствующая информация в таком случае может храниться просто в именах папок и, иногда, файлов. Вот пример: « 2008_05_12-France_Germany-Ivan_Ivanov/IMG_6401-Tour_Eiffel.jpg ».

Название папки начинается с даты, когда был сделан первый снимок, причем вначале указывается год, потом месяц, и лишь за тем число. Соблюдение такого порядка важно потому, что в результате наши папки будут расположены в хронологической последовательности. Предположим, что весной мы ездили во Францию, а осенью – на Бали. Если дата не указана, папка «Bali» будет перед папкой «France», что неудобно.

Кому-то указание даты в начале имени папки может показаться излишним: мол, рассортировать объекты по времени их создания и так несложно, благо средства операционной системы позволяют считывать информацию о времени создания файла или директории. Однако такой метод крайне ненадежен, ибо масса программ обожает переписывать разного рода метаданные – и практически каждый сталкивался с ситуацией, когда, по мнению ОС, картинка была изменена раньше, чем создана. Именно поэтому указать дату в названии лишним не будет.

Дальше мы пишем, какого рода фотографии содержатся в папке. Это могут быть – как в нашем случае – кадры из туристической поездки. В таком случае целесообразно указать название посещенного места или страны. Но также речь может идти о каком-нибудь событии. Если вы фотографировали свадьбу своих друзей, то текст может быть приблизительно такой: « Ira_Max_wedding ». В общем, принцип именования у нас прост и понятен.

Дальше – опционально – можно упомянуть и фотографа, осуществлявшего съемку. Это будет полезно в том случае, когда одно событие фотографировали несколько человек одновременно. Ну а в том случае, если снимал лишь один человек – то есть вы – авторство можно и не указывать, дабы не удлинять сверх меры путь к файлу.

Итак, с именем папки разобрались, теперь следует верно назвать файл. Прежде всего, стоит отметить, что в подавляющем большинстве случаев целесообразно оставить имя – или, правильнее будет сказать, номер, присваиваемый камерой. Благодаря нему фотографии будут рассортированы в хронологическом порядке, то есть номер выполняет ту же функцию, что и дата в начале имени папки.

В принципе, сгенерированное камерой название можно оставить прямо так, как оно есть – но можно и добавить к нему описание того, что же, собственно, изображено на снимке. В нашем случае это Эйфелева башня – « Tour_Eiffel ».

И еще пара замечаний методического характера. Несложно заметить, что в названиях файлов и папок я использовал исключительно символы латинского алфавита. Да, ныне большинство программ вполне корректно поддерживают кириллицу, но накладки все равно случаются. По той же самой причине не использовались и пробелы. Конечно, обходиться без транслитерации приятнее, но нужны ли вам лишние проблемы? Мне – нет.

Итак, архив создан. Теперь важно не забыть сделать его резервную копию. Носители для изготовления оной могут быть выбраны самые разные, но наиболее часто в быту используется внешний жесткий диск или оптика (CD-R, DVD-R, BD-R). Жесткий диск удобнее – всего одно устройство позволяет хранить весь каталог изображений целиком, не придется вспоминать, где находится та или иная папка. Однако в том случае, если он выйдет из строя – а такое иногда бывает – пропадут все снимки.

Оптические диски менее емкие, каждый из них сможет вместить всего несколько папок. Однако это более надежный метод, так как DVD-R не может быть случайно перезаписан, ему не страшны компьютерные вирусы и перепады напряжения в сети. Это не значит, что информация защищена на сто процентов – но в большинстве случаев теряется только часть данных, диск редко становится полностью нечитаемым. Поэтому, если хранить болванки в чистоте и темноте – солнечный свет для них губителен! – да еще и не забывать проверять их читабельность хотя бы раз в год, то архив ваш находится в относительной безопасности. Кстати, для облегчения поиска нужного диска стоит указать на коробке названия записанных на него папок. Вот, собственно, и все.

Впрочем, «все» - это только в том случае, если снимаете вы мало. Если же выходы с камерой случаются вполне регулярно, такой архив будет крайне малоэффективен. Нет, он все равно гораздо лучше, чем бессистемное сваливание отснятого материала, но искать нужный кадр потребуется очень долго.

А потому мы поговорим сейчас о создании архива посложнее, но и значительно более совершенного. Основное отличие – в том, что информация будет храниться уже не в названии файла, а в его метатегах, так называемом EXIF’е.

Часть информации, содержащейся в EXIF

Что такое EXIF? Exchangeable image file format, стандарт хранения метаданных (то есть данных о данных; о файле в нашем случае), разработанный в 1998 году авторитетной японской ассоциацией JEIDA. Благодаря EXIF стало возможным записывать информацию о фотографии прямо в нее саму, причем прочитаны и поняты эти данные могут быть практически любым совместимым устройством или программой. Есть отдельные теги, специфичные для той или иной фирмы-производителя, но большинство сведений вполне стандартны.

Поскольку EXIF не позволял прикреплять к файлу некоторые данные, необходимые для продуктивного взаимодействия фоторепортеров и пославших их на задание редакторов, была принята еще и IPTC Information Interchange Model, более известная просто как IPTC.

Читателю может показаться, что ему-то знать о ней вовсе не обязательно, ведь он не репортер. Однако это не так! Например, модель IPTC позволяет подробно описывать место и объект съемки, или указывать, распространяется ли на данную работу режим копирайта. Все это может пригодиться и любителю.

Как IPTC соотносится с EXIF? Для наших целей вполне допустимо считать IPTC расширением EXIF, хотя в реальности все несколько сложнее. Но это сложности для разработчиков программ, конечного пользователя они касаются мало.

Весьма приятным является тот факт, что значительная часть информации заносится в EXIF автоматически, при создании фотографии, и в результате мы можем узнать, когда был сделан тот или иной кадр, какой использовался режим съемки. Сохраняются данные о выбранном относительном отверстии, фокусном расстоянии, выдержке, ИСО… Все это здорово помогает тем, кто еще только недавно начал осваивать техническую сторону фотографического процесса. Благодаря информации из EXIF можно понять, почему кадр получился именно таким, и в следующий раз более осознанно настраивать свою камеру.

Возможности современной техники велики, но не безграничны. Никакой фотоаппарат не в состоянии определить, что именно он только что запечатлел. Поэтому описывать сфотографированный сюжет нам придется самостоятельно. Но прежде чем приступить к этому не слишком увлекательному, но необходимому процессу, нам потребуется выбрать программу, в которой мы и будем работать. Существует несметное множество фотовьюеров, и возможности их различаются кардинально.

Есть системы издательского класса, позволяющие легко находить нужный кадр среди десятков миллионов других, снятых сотнями разных фотографов. Есть программки, по своим возможностям недалеко ушедшие от встроенных в операционную систему утилит для простейшей работы с изображениями. Очевидно, нам подойдет нечто среднее, в крайности мы впадать не будем.

Одной из наиболее популярных ныне программ нужного нам типа является Google Picasa – и причина востребованности оной не только в том, что ее продвигает мощнейшая транснациональная корпорация, не только в том, что со ссылками на ее дистрибутив сталкиваются ежедневно миллионы людей.

Основа успеха Picasa – простота освоения в сочетании с довольно мощным функционалом. На этой утилите мы сегодня и остановимся. Совершенно бесплатно и вполне легально ее можно . Доступны версии для Windows, Mac и Linux.

Установка едва ли может вызвать какие-то затруднения. Правда, стоит задуматься, соглашаться ли на то, чтобы впредь по умолчанию использовать Picasa в качестве программы, по клику мыши на иконке открывающей большинство распространенных типов графических файлов. Если на вашем компьютере для просмотра графики используется что-нибудь вроде «Программы просмотра изображений и факсов Windows», предложение принять стоит. А вот в том случае, когда за работу с картинками отвечает какой-то более серьезный вьюер – например, ACDSee, то нет – если, конечно, устраивает его функционал, и не хочется опробовать что-нибудь новенькое.

Фотовьюер, часть программы Picasa

Также следует указать область памяти, подлежащую каталогизации. Это может быть как весь жесткий диск, так и отдельные папки. Ограничить зону поиска имеет смысл, например, в том случае, когда вы не хотите индексировать те или иные картинки или видеоролики. Маленькие тайны есть у всех… Впрочем, хранить секретные незашифрованные данные на жестком диске – это не лучшее решение, так что стоит задуматься об общем подходе к защите своей информации.

После завершения процесса инсталляции Picasa проверит содержимое всех подлежащих индексированию папок, дабы найти уже существующие фотографии и создать для них небольшие превью. Это, конечно, займет некоторое время. Поиск в папках может быть однократным, а может и повторяться при каждом запуске программы: все зависит от настроек, которые заданы при установке.

Как мы помним, по умолчанию наши папки будут расположены в хронологическом порядке. Это удобно – легче вспоминать, где что изображено.

Так выглядит папка с фотографиями перед началом каталогизации

Многие люди думают, что для каждой фотографии необходимо составить подробнейшее описание. Оно, конечно, не помешает, но при этом краеугольным камнем системы каталогизации является вовсе не текст на несколько абзацев, а небольшой набор ключевых слов. Мы же помним, что основная цель нашего труда – облегчение процесса поиска фотографий, а многословные описания тут помогут мало. Потребуется, как минимум, полнотекстовый поиск по данным EXIF, но большинство имеющихся программ его пока не поддерживают.

Иное дело – ключевые слова. Если их правильно выбрать, найти нужный кадр становится несоизмеримо легче, причем речь может идти не только об отдельном снимке, но и о некоторой, необходимой нам, выборке. Например, можно обнаружить все сделанные в горах снимки с цветами.

Однако правильно подобрать ключевые слова не столь уж просто. Да и научиться особо негде: интернет, конечно, пестрит заголовками статей о правильном их выборе, но… Речь обычно идет о поисковой оптимизации. Кому-то может показаться, что это ровно то, что нам требуется – мы ведь именно что оптимизируем процесс поиска фотографий. Однако радоваться рано, потому как поисковая оптимизация понимается авторами этих рекомендаций несколько однобоко, исключительно как способ завоевания первых позиций в результатах выдачи сетевых поисковиков. Причина такого перекоса очевидна: search engine optimization давно уже превратилась в индустрию с огромными оборотами. А где деньги, там и интерес публики.

Надо понимать, что у нас и у SEOшников разные цели: им требуется, часто любой ценой, поднять позицию продвигаемых материалов. В то время как мы заинтересованы в том, чтобы поиск по нашему архиву давал максимально корректный, релевантный результат. Поэтому применять советы, почерпнутые из материалов Сети, следует с осторожностью.

Итак, какие же все-таки выбрать ключевые слова в нашем случае? Ну, во-первых, следует просто подумать о том, когда и как мы будем искать данный снимок. Например, посетили мы местность с длинным, труднопроизносимым названием. Практически наверняка не пройдет и нескольких лет, как оно забудется. Однако предположим, что в этом районе расположен крупный метеоритный кратер, и его огромная котловина произвела на нас немалое впечатление. В этом случае гораздо вероятнее найти искомое по ключевому слову «метеоритный кратер», чем по названию местности. Нет, топонимы, конечно, следует указывать, просто не стоит надеяться исключительно на них. Подумайте, что вам больше всего запомнится в снимке.

Вводим ключевые слова

Очень важно единообразие в написании ключевых слов. Скажем, «Вася», а не «Васю», даже в том случае, если оного Васю куда-то несут, а фотограф именно процесс переноски и запечатлел. Вы никогда не вспомните, в какой именно форме указали то или иное слово. Впрочем, в перспективе эта проблема будет решена, так как программы-каталогизаторы стремительно совершенствуются, и в недалеком уже будущем станут поддерживать поиск с учетом разных словоформ. Однако архив должен быть функционален уже сейчас, а потому думайте, как именно написать то или иное слово.

Кстати, ключевое слово «Вася» было использовано исключительно в демонстрационных целях, в реальном фотоархиве его употреблять не следует. Василиев вокруг нас много, и найти фотографию нужного будет сложновато. Поэтому к имени стоит добавить и фамилию, либо же еще что-нибудь для более точной идентификации изображенного на снимке субъекта.

Имена мы обычно пишем с заглавной буквы – но в пределе можно отказаться и от использования прописных символов, особенно в том случае, когда их употребление четко не регламентировано. Например, вполне допустимо написать что «президент», что «Президент», и с точки зрения поискового алгоритма это, вообще говоря, разные вещи. Однако Picasa может искать слова без учета регистра букв, так что придавать чрезмерного значения этому вопросу не следует.

Пробелы использовать можно и нужно, благо сейчас мы имеем дело не с именами файлов. Так что в роли ключевого вполне может выступать целое словосочетание. В то же время не стоит злоупотреблять данной возможностью: «Красная площадь» будет в самый раз, а вот «угарная посиделка на хате у друзей Коляна» - нет.

Так, с ключевыми словами разобрались – можно ли теперь сделать еще нечто такое, что радикально облегчило бы нам дальнейший поиск нужных снимков? Да – самое время заняться геотеггингом, сиречь привязкой фотографий к тем точкам местности, где они были сделаны.

Таковая привязка позволяет нам отобразить все – или некоторые – снимки из нашего архива на электронной карте. Элементарным становится нахождение фотографии нужных объектов и местностей, даже в том случае, когда ключевые слова помочь по тем или иным причинам не могут.

Существует три варианта проведения геотеггинга. Первый, наиболее удобный, заключается в автоматическом добавлении координат точки съемки в EXIFсамим фотоаппаратом. Это возможно благодаря встроенному или внешнему GPS-модулю; жаль только, что большинство моделей камер им не укомплектованы.

Теперь фотоархив приобрел новое, географическое измерение, и в перспективе изменится подход не только к поиску, но и к демонстрации снимков, особенно туристических. С картой намного нагляднее получается.

В начале статьи мы уже разъяснили, что введенная нами информация будет храниться внутри самих файлов с фотографиями, в тегах EXIF. Этот метод хорош тем, что обеспечивает сохранность данных, а также возможность беспрепятственной миграции из одной программы-каталогизатора в другую. Но есть и недостаток – при таком подходе затрудняется поиск, особенно если снимки хранятся на разных носителях.

Для того чтобы работать с фотографиями было легко, информация о них должна храниться в централизованной базе данных. Однако в случае гибели такой базы – скажем, из-за отказа жесткого диска или действий компьютерного вируса – мы теряем абсолютно все вбитые в нее сведения. Конечно, БД можно было бы и архивировать, но какой пользователь этим занимается?

Возникает закономерный вопрос: нельзя ли объединить достоинства двух методов? Можно; достаточно всего лишь прописывать информацию не только в EXIF фотографии, но и в базу данных каталогизатора. Picasa так и делает. Только не следует забывать о том, что в случае изменения данных после создания резервной копии мы получим два несогласованных варианта одного и того же снимка. Теоретически программа могла бы запоминать этот факт для его устранения в будущем, но такое поведение является прерогативой продуктов корпоративного уровня. В нашем случае вопрос придется решать вручную.

Вообще, несмотря на впечатляющий уровень автоматизации, достигнутый благодаря современному софту, каталогизация все равно требует приложения рук. Многим кажется, что это слишком трудоемкий процесс, но такое мнение в корне не верно. Помните, речь идет о сохранении вашей личной Истории. Не сделаете вы – не сделает никто.

Более того, вспомните самое начало статьи – мы выяснили, что одной из предпосылок возрастания роли каталогизации стал стремительный рост количества и падение качества фотографий. Этот процесс набрал силу потому, что создание снимка ничего не стоит. А если мы тратим время на его обработку, то, волей-неволей, будем задумываться перед тем, как нажать на кнопку спуска затвора. Плохих кадров будет меньше, а хороших больше – ради такой перспективы стоит потрудиться.

Обсудить на форуме

Это емкое понятие характеризует любые документы, свидетельствующие о жизнедеятельности отдельно взятой семьи. Все, что сохраняется как юридический документ или же как память. Сюда, по мнению большинства, относятся письма прадеда с фронта, свадебные фотографии родителей. Дипломы, грамоты кстати покупка диплома возможна в компании BuyDiplom. А еще – интересные газетные вырезки, которые всей семьей обсуждались за вечерним чаем… Но вот, скажем, оплаченные квитанции из жилуправления или билеты в театр. Они, что, тоже – единицы хранения? Да. И то, и другое, и третье…

Почему-то многие люди не придают большого значения правильному оформлению архива. Жировки в таких семьях хранятся под клеенкой на кухне, а счета за электричество складываются рядом с электросчетчиком (что небезопасно в пожарном отношении). Дипломы и свидетельства об окончании каких-либо курсов порой разыскиваются годами.

Проделайте такой эксперимент : дайте себе задание найти любую бумагу из домашнего архива. Если поиск займет более 5 минут, значит, порядка в хранении нет. Но положение легко исправить.

Начнем с того, что заведем несколько папок. В канцелярских магазинах представлены великолепные образцы с самыми различными механизмами зажимов (выбираем самые удобные). Папки могут различаться по цвету, а могут быть однотонными с ориентирующими наклейками: «Главная», «Образование», «Медицина», «Договора», «Счета ЖКХ», «Счета другие», «Инструкции», «Интересные статьи, любопытные факты», «Ксерокопии», «Кулинария», «Переписка с родственниками», «Переписка с официальными учреждениями», «Текущее», «Архив» и т.д.

Раскладываем по полочкам

В папку с названием «Главная» помещаем самые важные документы, каждый в отдельном файле: документы на квартиру, земельный участок, дачу (купчие и выданные в Росреестре), ПТС, свидетельства о рождении всех членов семьи и о браке, медицинские полисы, ИНН, трудовые книжки (если они на руках), загранпаспорта, военные билеты.

В «Ксерокопиях» дублируются документы в 2-3 экземплярах, чтобы, в случае необходимости, они всегда были под рукой.

В папке «Договора» – материалы соглашений с компаниями по поставке воды, электричества, телефонной связи, техническому обслуживанию дома, автосервису, ремонту жилья, предоставлению услуг в сфере туризма и т.д. Оплаченные жировки систематизируются в папке «Счета ЖКХ», на рубеже декабря и января их вынимаем и запечатываем в конверт. Сверху пишем год и переносим конверт в папку «Архив».

На каждого ребенка заводим отдельное досье, где фиксируем детские достижения: удачные рисунки, фото поделок, забавные высказывания, первые тетрадки, сочинения, рефераты, грамоты за победы в спортивных состязаниях и т.д. Прекрасный подарок повзрослевшему отпрыску!

В папке «Медицина» – копии уточненных диагнозов, кардиограммы, энцефалограммы, диеты, результаты лабораторных исследований, дубликаты санаторно-курортных карт, снимки, сканеры, рецепты очков и т.д.

Всего один час в месяц

Конечно, времени, чтобs раскладывать всю поступающую корреспонденцию часто не хватает, кто спорит. Ежедневно этого делать и не нужно. Для всех поступающих квитанций, неоплаченных счетов, неотвеченных писем и т.д. создана специальная папка «Текущее». Один раз в месяц, а лучше чаще, как установите, разбираете «Текущее» и полностью ее опустошаете.

Попробуйте, это несложно. Зато любую бумагу вмиг найдете на своем законном месте.

Хранить папки лучше в нижних отделах книжного шкафа, кроме «Главной». Ее надо поместить в сейф либо в другое труднодоступное место (в том числе подальше от малолетних детей).

Традиционно в доме основная нагрузка ложится на женщин. Но систематизированный архив резко облегчает жизнь. Хорошая хозяйка – не только кулинар и экономка, но и домашний архивариус.

Организованное хранение вашей семейной «истории» означает их хранение в соответствии с определёнными правилами. В этой статье мы вкратце опишем 5 простых шагов, которые помогут вам привести в порядок ваш «семейный архив» документов и фотографий и обеспечить легкий поиск требуемой вещи в случае необходимости.

Шаг 1. Собрать всё в одном месте

Перед началом работы по архивации вашей истории или семейного архива вы должны определить довольно просторное место (комнату). Тут вы сможете собрать всё искомое воедино. Это поможет вам видеть все вещи сразу и не метаться по дому в поисках того или иного документа, фотоальбома, сувенира и пр. При этом следует придерживаться правила: если вещи размещены в определенных конвертах, коробках или папках, сначала держите их там, где они находятся первоначально. Хотя некоторая часть этих коробок, конвертов и папок наполнялась без какой–либо организации, большинство из них наверняка заполнялись с определённым смыслом. Например, в конверте собраны фотографии определённой даты, места, события и т.д.

Итак, первый шаг – ознакомиться с содержанием каждого конверта, папки, коробки. В большинстве случаев вы, скорее всего, столкнётесь со случаем, когда вещи сваливались безо всякой системы. И ваша задача теперь – разобрать этот хаос и определить будущую систему хранения каталогизации вещей.

Шаг 2. Сканируйте документы и фото. Делайте заметки, упорядочивайте вещи по типу

Сгруппируйте фотографии, документы, вещи по их типу, дате и т.п. Разложите их в определённом вами порядке. Сразу делайте заметки, в какой «кучке» что собрано. Теперь можно приступить к сканированию фотографий и документов.

Сканируя документы и фотографии, сразу размещайте их сканы в соответствующие папки вашего компьютера с обязательным соблюдением «иерархии» этих папок. Назовите общую папку «Семейный архив», а внутри неё стройте дерево иерархии.

Шаг 3. Выберете коробки, папки и органайзеры для хранения вещей

Важный шаг выбор правильного типа коробок и папок для размещения ваших рассортированных предметов.

Фотографии желательно собирать в альбомы в зависимости от размера фотографий и строго придерживаться принятых правил: по субъектам, датам, возрасту субъекта и т.п.

Важные бумажные документы в плохом состоянии стоит заламинировать. Это сохранит их дольше, чем файл. Но в случае невозможности этого, сложите их внутрь прозрачного файла вместе с листом обычной сухой бумаги, выдавите воздух и оденьте файлы в жесткую папку .
Так же с листом чистой сухой бумаги хранят старинные бумажные деньги, по одной купюре в один файл. Есть файлы размером вполовину от обычного листа. Их обычно используют бухгалтера для банковских выписок.

Очень хорошим местом хранения документов и фотографий являются специальные шкафы-стелажи или коробки. Коробки для хранения должны быть крепкими, с плотными крышками, разного размера для предметов разной величины.

Внутрь коробок положите пакетики с силикогелем, для предотвращения сырости. Для бумажного семейного архива сырость и сухость — враги номер один. Особо ценные для вас вещи следует хранить в банковских ячейках.

Шаг 4: Выберите место, куда вы собираетесь сложить вещи

Теперь, когда вы рассортировали вещи и сложили их в соответствующие коробки, альбомы и пр., следует подумать о месте их хранения. Главным приоритетом при этом должна быть сохранность вещей. Соблюдайте следующие правила хранения:

избегайте для хранения таких мест, как холодный чердак и сырой подвал дома;
не располагать шкафы с вещами вблизи водопроводных труб или дождевых стояков;
не складывайте ничего в неотапливаемых гаражах и навесах.

Шаг 5: Семейный архив — поделитесь документами и вещами с другими членами семьи

Поскольку вы не хотите, чтобы ваш поистине титанический труд пришлось повторять вновь вам или вашим близким, сделайте две важные вещи:

сфотографируйте большинство объектов хранения и поделитесь фотографиями с другими членами семьи;
создайте в компьютере общую базу всех предметов. Для этого подойдут стандартные программы Excel, Access, и другие.

Save

Семейный архив – очень важная и интересная вещь. Многие люди занимаются созданием генеалогического древа, некоторые коллекционируют старинные фотографии своих родственников и не только, другие отдают предпочтение письмам, дневникам и другой бумажной документации. Вот на ней мы и остановимся в данной статье.

До появления интернета, люди общались лично или через письма и открытки, а свои мысли разделяли не с подписчиками в социальных сетях, а с близкими друзьями и личными дневниками. Скорее всего, в каждой семье есть такие артефакты: переписка бабушки с дедушкой, поздравительная телеграмма на рождение ребенка, дневники близких родственников. Все это, как бы странно не звучало, документы, хранящие исторические факты. Согласитесь, интересно же читать письма великих людей, живших 100, а то и 200 лет назад. Так давайте и мы попробуем сохранить нашу память для будущих поколений.

Что подойдет для создания семейного архива

К бумажным документам, входящих в семейный архив, можно отнести:

старые свидетельства о рождении, о заключении брака, трудовые книжки, грамоты и так далее,
письма, открытки, телеграммы,
личные дневники,
газетные и журнальные вырезки.

С хранением и систематизацией семейных архивных документов у вас не должно быть сложностей. К ним применимы все те же принципы, что и к личным документам. Если же у вас возникают затруднения, то вы можете почитать наши советы и привести в порядок всю документацию.

В этой же статье мы рассмотрим такие вопросы, как систематизация и хранение личных писем и дневников.

Систематизируем историю семьи в письмах

Первое, с чего хочется начать, это письма и телеграммы. Как правило, в большинстве семей они лежат стопочками в какой-нибудь коробке на антресолях. На самом деле, это не очень верно. Ведь архив не терпит беспорядка.

Как же разобраться в большом количестве старых писем? Во-первых, пересмотреть все конверты и выяснить, в каждом ли из них есть письмо. А может в одном конверте лежит сразу два письма? Тогда надо определить, какое из них «не родное». Во-вторых, постараться систематизировать все по датам. Это непросто, но серьезным подспорьем в этом деле станут почтовые штемпели. В-третьих, проследите «сюжетную линию» сообщений. Возможно, у вас получится составить целые серии переписки между двумя людьми.

После того, как вы разложили по стопочкам все это богатство, следует заняться созданием копий. Если не каждое письмо или телеграмма имеют большую ценность, то выберите наиболее важные и отсканируйте их.

Затем можно приступать непосредственно к созданию архива. Для того, чтобы оригиналы писем дольше сохранились, вам понадобятся конверты и папки из бескислотной бумаги. Пластиковые файлы или конверты не подойдут, так как бумаге нужно дышать, а делать это в пленке просто невозможно. Каждый такой конверт с письмом или серией писем следует подписать: дата, город, адресат и адресант (отправитель).

Еще небольшой совет: перед тем, как сложить все конверты с письмами в коробку, сделайте тематические разделители. Это могут быть маркеры с датами или городами, фамилиями авторов писем или с темами (поздравления, рассказы о жизни, личная переписка). Благодаря таким разделителям в дальнейшем вам будет проще найти нужное письмо.

Личное и дорогое - разбираем дневники

Более системного подхода требует разбор такой части семейного архива, как личные дневники, песенники, анкеты, альбомы со стихами. Ведь чаще всего, это целые произведения искусства, которые хочется сохранить на долгую память не только для себя, но и для своих детей.

Итак, приступаем. Если у вас несколько авторов дневников или альбомов, то сначала разложите их по владельцам. Следующий этап – это проверка состояния тетрадей. Как правило, наиболее подвержены времени уголки листов: они загибаются, обтрепываются, отрываются. В этом случае вам на помощь придет тонкая конденсаторная бумага. Намажьте полоску такой бумаги мучным клеем и закрепите с ее помощью надорванную страницу.

Вполне вероятно, что у некоторых старых альбомов будут проржавевшие скрепки. Их лучше удалить и заменить на новые. Если нет возможности поменять скрепки, аккуратно соберите листы, сделайте отверстия дыроколом и свяжите атласной лентой. Старайтесь делать отверстия максимально ближе к краю листа, чтобы не испортить исписанные страницы. Не советуем отдавать такие документы в переплет: пластиковые пружинки или скрепки имеют достаточно грубые края, которые могут с легкостью порвать уже неновые листы бумаги.

Теперь, как и в случае с письмами, приступаем к созданию копий. Оцифровка многостраничных документов достаточно сложный процесс. Тут важно не только оцифровать все имеющиеся страницы, но и объединить их в один документ, при этом важно сохранить правильный порядок. Это необходимо для того, чтобы в последствии обеспечить возможность последовательного просмотра всех страниц. Лучше всего для этого подойдет формат pdf.

Наконец, все тетради отреставрированы, отсканированы, можно приступать к архивированию. Если в альбоме есть страницы с фотографиями, то будет очень хорошо, если вы проложите их листами бескислотной бумаги. Затем, каждый документ помещаем в отдельный специализированный плотный конверт и подписываем. Все, основная работа по созданию архива из личных дневников, песенников, анкет и альбомов со стихами проделана.

В этой части статьи мы еще раз хотим обратить ваше внимание на бумагу, из которой изготавливают конверты для хранения архивной документации. Такую бумагу называют бескислотной. Ее главное достоинство в том, что в ней содержится щелочной резерв, позволяющий нейтрализовать кислотность, возникающую при хранении.

А теперь пять главных правил хранения:

Бумажные документы лучше всего хранить при температуре 10-20 0 C и относительной влажности 40-50%. Не лишней будет хорошая циркуляция свежего воздуха.
Ни в коем случае нельзя хранить архивы на балконе, чердаке или в подвале. Повышенная влажность или излишнее тепло могут ускорить химические процессы, которые сделают бумагу более хрупкой, а чернила – менее яркими. Поэтому, лучше всего хранить архивы в центральной части дома или квартиры.
Теперь несколько слов про свет. Не секрет, что именно свет содержит высокий процент ультрафиолета, который разрушительно действует на бумагу. Поэтому ценные документы хранить на свету строго запрещено. Но если вы хотите часто перечитывать письмо или повесить на стену лист из альбома со стихами любимой бабушки, сделайте с них качественную копию, и именно ее разместите на видном месте.
Все семейные архивы лучше всего хранить в жестких папках, коробках или ящиках. Такие корпусы обеспечат физическую защиту ценным бумагам, а также предохранят их от пыли и прямого света. Главное, чтобы коробки не были герметичными, так как бумагам необходим приток воздуха.
Обязательно каталогизируйте все документы и ставьте соответствующие пометки на коробки для хранения. Например, можно составить список писем или дневников, хранящихся в конкретном боксе, распечатать его и наклеить на крышку. Таким образом, вы сможете сократить время на поиски нужного документа и сбережете от излишних стрессов другие бумаги.

И, наконец, последний момент. Вы спросите, а что можно сделать с электронными копиями? Во-первых, это важный резерв, который может понадобиться при утрате оригинала. Во-вторых, копию можно распечатать и повесить на стену, показать друзьям, взять с собой в архив для поиска дополнительной информации. В-третьих, вы можете создать личный виртуальный архив в одном из облачных хранилищ и открыть доступ к нему своим близким родственникам. Поверьте, они вам будут очень благодарны!

Для начала необходимо проделать очень важную самостоятельную работу: правильно создать домашний архив .

Как правило, старые документы, письма и фотографии хранятся в старых портфелях, коробках из-под обуви, пылящихся в шкафах, на антресрлях, чердаках... Демонстрирующиеся иногда гостям семейные альбомы обычно начинают свою историю годов с пятидесятых прошлого века.

Так вот, в первую очередь, необходимо найти в квартире одно общее место, где с этого дня будут храниться материалы семейного архива и ваши научные исследования. Да-да, Вы становитесь ученым, представляющим возрождающуюся науку – генеалогию (греч. genealogia - родословная).

Кто-то может приобрести специальный архивный шкаф, кто-то удовольствуется книжной полкой. Не суть важно! Главное, свободный доступ к архивным документам должен быть ограничен (документы и фотографии, как и книги, имеют привычку «уходить»).

На первых порах для создания архива "на скорую руку" (пока ещё нужная мебель подвернётся, а исследовать уже хочется!) можно использовать обычную картонную коробку (несколько коробок) с картонными же разделителями, чтобы отделить друг от друга материалы по разным людям, важные этапы в истории семьи...

1-й этап. Подготовительный.

1.Собрать в доме все документы, касающиеся истории Вашей семьи и имеющие отношение к членам семьи: свидетельства о браках, разводах, аттестаты, дипломы, свидетельства, грамоты, удостоверения и справки. С тех документов, которыми Вы пользуетесь (например, паспорт), снять копии.

2.Разложить все в конверты (папки) различного размера по степени родства и поколениям:
- мать, ее родители, ее бабушки и дедушки...
- отец, его родители, его бабушки, дедушки..
- тети, дяди, другие родственники....
Для каждого человека – отдельный конверт. Чем ближе к нашему времени, тем больше фотоматериала накапливается. Очень нелегко всё это рассортировать.
Помните, что дневники, воспоминания, стихи, проза и рисунки наших родственников, письма, какие-то дорогие сердцу сувениры, произведения умельцев также представляют интерес для исследования..
Примечание. Если Вы решили помочь своему старшему родственнику только в написании книги воспоминаний, все же не зацикливайтесь на сборе только тех материалов, что имеют отношение к герою будущей книги. Соберите все, что можно о своей семье, запишите свои личные воспоминания – это пригодится в дальнейшем, если не Вам, то Вашим детям и внукам, избавив их от необходимости сложного архивного или иного поиска.

3. При возможности доберитесь до семейных архивов родственников и попросите у них (снимите ксерокс, отсканируйте) все материалы, относящиеся к делу.
Нельзя на этом этапе проводить самостоятельную оценку документов: это не имеет значения, это не интересно, об этом никто не должен знать...
Ни в коем случае нельзя самостоятельно пытаться отреставрировать документы – при необходимости их надежнее отдать специалисту.

4.Составьте опись имеющихся материалов: по каждому человеку и составьте отдельный лист-описание .

2-й этап. Первоначальная генеалогическая схема

Взяв за основу данные своего только что созданного архива и свою память рисуем схематический генеалогический план - черновик генеалогического древа. Такие схемы бывают двух направлений: нисходящие – от предков к потомкам и восходящие – от сына к отцу, к деду и т.д.

3-й этап. Взвесим силы, возможности, желания. Определим, чем займемся и как интенсивно.

1. У Вас уже скопилось достаточно иллюстративного материала, чтобы завершить основной этап работы над своим генеалогическим древом.
Добавляем фон, имеющиеся фотографии, распечатываем.
Вставляем в рамку и вешаем на стену.
Распечатав и оформив несколько экземпляров, получаем великолепные подарки для всех родственников. На основе этого древа и своих изысканий можно подготовить и другие подарки .
Если есть желание, продолжаем работу, дополняя свою схему, чтобы через год-другой увеличить свое генеалогическое древо.
Если же все надоело - гордимся проделанной работой и прячем свой архив для потомков - пусть разбираются сами.

2. Работаем над Родословной книгой своей семьи.
Эту книгу удобно создавать при работе над генеалогической схемой (однлвременно). Строгий «официальный» стиль ее ведения компенсируется информативностью и доказательностью событий.

3. Работаем над книгой-историей своей семьи.
Эта книга отличается от предыдущей, как хороший исторический роман отличается от учебника истории.
Та же хронология событий, но есть место и личным воспоминаниям, и семейным легендам.

Интересная идея. Один наш знакомый, вдохновленный обладанием свеженапечатанной книги-истории семьи, создал в своей библиотеке (у него большой частный дом) уголок-музей.
Разместил несколько фотографий предков и живых родственников, тщательно сберегаемые в семье игрушки деда, сахарницу, оставшуюся от сервиза, подаренного на свадьбу прабабушки и т.д.. И теперь иногда выполняет роль "экскурсовода" для друзей и приезжающих родственников. И гордится имиджем знатока семейной истории, пожалуй, больше, чем другими своими успехами.