Pflege der primären Buchhaltungsdokumentation in 1C. Primärbuchhaltung. In welchen Fällen ist die Erstellung eines Abstimmungsberichts wichtig?

Ich denke, jeder wird zustimmen, dass Buchhalter die meistbeschäftigten Spezialisten sind, ohne die keine Organisation auskommen kann. Natürlich unterstützen sie sehr wichtige Prozesse: die Eingabe eingehender und ausgehender Primärdokumente in 1C und die Übermittlung von Berichten an Regulierungsbehörden. In Zeiten, in denen diese Prozesse zusammenfallen, beginnt für einen Buchhalter die wahre Hölle: schlaflose Nächte, Verzögerungen bei der Arbeit und Sie können Ihr Privatleben völlig vergessen.

Und das alles wegen der „verdammten“ PRIMÄR! Sie ist es, die wertvolle Zeit stiehlt und ihre müden Augen auf den Monitor fixiert. Daher denken moderne Buchhalter zunehmend über eine einfache und schnelle Eingabe von Dokumenten in 1C nach.

Viele Unternehmen kommen mit Vorschlägen zur automatischen Eingabe von Primärdokumenten in 1C auf den Markt. Allerdings gibt es die meisten Produkte erst seit relativ kurzer Zeit und sie haben in etwa das gleiche Funktionsprinzip:

Bühne 1. Dokumente scannen

Stufe 2. Erkennung

Stufe 3. Vergleich mit Buchhaltungssystemverzeichnissen

Auf den ersten Blick scheinen die Lösungen die gleichen zu sein, doch wenn man sie testet, kann man Fallstricke finden:

• Bei einigen können Sie nur Excel-Tabellen in 1C laden und andere Formate nicht unterstützen.
• Letztere erkennen nur wenige Dokumentvorlagen, beispielsweise Rechnungen und TORG-12.
• Wieder andere funktionieren nicht in allen 1C-Konfigurationen; oft ist dies nur 1C: Enterprise Accounting.
• Und bei einigen ist das Hochladen von Dokumenten nur mit einem Scanner möglich.

Dadurch wird Geld verschwendet und Erwartungen werden nicht erfüllt. Endlich die Komödie, Kameraden!

Aber es gibt immer einen Ausweg! Produkt , das seit mehr als 10 Jahren auf dem russischen Markt ist, über ein „1C-kompatibles“ Zertifikat verfügt und viele Benutzer hat.

4 Hauptvorteile der Automatisierung der Eingabe von Primärdokumenten in 1C:

1. Erstens werden Routinearbeiten und verschiedene manuelle Eingabefehler vermieden, da das „automatische“ Primärsystem selbst für den erfahrensten Buchhalter zehnmal schneller arbeitet.
2. Zweitens: Einsparungen bei der Gehaltsabrechnung für 1C-Betreiber. Mit einem solchen Programm werden Sie sie einfach nicht brauchen.
3. Drittens die Möglichkeit, Rechte zu differenzieren und Primärinhalte online auf 1C für eine beliebige Anzahl von Benutzern hochzuladen, ohne an das Büro gebunden zu sein.
4. Die Möglichkeit, Primärdaten direkt vom Telefon in 1C hochzuladen, sowohl für den Kunden als auch für den Buchhalter selbst.

Das Programm ist mit vielen 1C: Enterprise-Konfigurationen kompatibel, sodass Sie unabhängig von der Art Ihrer Tätigkeit – Bau, Handel oder Erbringung von Dienstleistungen – Dokumente in Ihre Datenbank hochladen können. Ich möchte darauf hinweisen, dass die „ Das Programm „Dokument-Upload“ befreit Sie von der manuellen Eingabe mehr als andere ähnliche Lösungen dank:

• Arbeit an leistungsstarken ABBYY-Technologien, die eine hohe Qualität der Dokumentenverarbeitung und -identifizierung gewährleisten;
• Unterstützung für viele Dokumentvorlagen (Rechnungen, Rechnungen, TORG-12, UPD, Akte, Zahlungskarten, Pässe usw.);
• Verarbeitung der meisten vorhandenen Dateiformate (.XLS, .JPG, .PDF, JPEG, docx oder TIFF usw.).

Ein weiteres überzeugendes Argument für die Lösung „Dokumente hochladen“ sind die verschiedenen Möglichkeiten, Scans oder Fotos an 1C zu senden:

• von einem Smartphone,
• vom Scanner,
• per Post.

Das heißt, Sie müssen keinen Scanner kaufen, sondern können mit einem Tablet oder Telefon auskommen.

Einfach ausgedrückt: Es ist besser, mit strahlenden Augen zu arbeiten, als in einem Strom von Dokumenten zu ertrinken, zumal der aktuelle Stand der IT-Technologie es einem Buchhalter ermöglicht, auf manuelle Arbeit zu verzichten und sich in „heißen“ Berichtsperioden von der Arbeitsbelastung zu befreien .

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Die Aktivitäten eines jeden Unternehmens stehen in engem Zusammenhang mit der Pflege und Verarbeitung der Primärdokumentation. Es ist für die Berichterstattung, die Berechnung von Steuerzahlungen und das Treffen von Managemententscheidungen erforderlich. Im Artikel schauen wir uns an, was es ist – die Primärdokumentation im Rechnungswesen – und wie sie verarbeitet wird.

Grundlegendes Konzept

Primärdokumentation im Rechnungswesen – was ist das?? Es handelt sich um einen auf Papier reflektierten Beweis für die Tatsache einer Kommission. Derzeit werden viele Dokumente im automatisierten 1C-System zusammengestellt. Bearbeitung der Primärdokumentation umfasst die Registrierung und Aufzeichnung von Informationen über abgeschlossene Geschäftstransaktionen.

Die primäre Buchhaltung ist die erste Phase der Erfassung von Ereignissen, die in einem Unternehmen auftreten. Geschäftstransaktionen sind Handlungen, die Änderungen im Zustand der Vermögenswerte oder des Kapitals der Organisation mit sich bringen.

Verarbeitung der Primärdokumentation im Rechnungswesen: Beispiel eines Diagramms

In Unternehmen bedeutet der Begriff „Arbeiten mit Dokumentation“ in der Regel:

• Beschaffung von Primärdaten.
• Vorverarbeitung von Informationen.
• Genehmigung durch die Geschäftsleitung oder auf Anordnung des Direktors autorisierte Spezialisten.
• Wiederholt.
• Durchführen von Maßnahmen, die zur Durchführung einer Geschäftstransaktion erforderlich sind.

Einstufung

Es gibt einmalige und kumulierte Primärdokumente. Behandlung Die in solchen Papieren enthaltenen Informationen weisen eine Reihe von Merkmalen auf.

Mit der Einmaldokumentation soll ein Ereignis einmalig bestätigt werden. Dementsprechend wird das Verfahren zur Bearbeitung erheblich vereinfacht. Die kumulative Dokumentation wird für eine bestimmte Zeit verwendet. In der Regel handelt es sich dabei um eine mehrfach durchgeführte Operation. In diesem Fall wann Bearbeitung der Primärdokumentation Informationen daraus werden in spezielle Register übertragen.

Anforderungen an die Dokumentenpflege

Die Primärdokumentation wird während der Transaktion oder unmittelbar nach deren Abschluss erstellt.

Die Informationen werden in speziellen einheitlichen Formularen wiedergegeben. Liegen keine genehmigten Formulare vor, kann das Unternehmen diese selbstständig entwickeln.

Phasen der Verarbeitung der primären Buchhaltungsdokumentation

Jedes Unternehmen verfügt über einen Mitarbeiter, der für die Arbeit mit Primärinformationen verantwortlich ist. Dieser Spezialist muss die Regeln kennen, die gesetzlichen Anforderungen und die Reihenfolge der Maßnahmen strikt einhalten.

In Stufen Bearbeitung der Primärdokumentation Sind:

• Besteuerung. Es handelt sich um eine auf Papier dargestellte Bewertung der Transaktion, einen Hinweis auf die mit ihrer Umsetzung verbundenen Beträge.
• Gruppierung. In dieser Phase werden Dokumente nach gemeinsamen Merkmalen verteilt.
• Kontozuordnung. Dabei handelt es sich um die Bezeichnung von Soll und Haben.
• Löschen. Um eine Rückzahlung zu verhindern auf primären Buchhaltungsunterlagen p markiert „bezahlt“.

Fehler in Dokumenten

Sie können aus verschiedenen Gründen auftreten. Ihr Auftreten ist im Wesentlichen auf die nachlässige Einstellung des Mitarbeiters gegenüber der von ihm ausgeführten Arbeit, den Analphabetismus des Spezialisten und eine Fehlfunktion der Ausrüstung zurückzuführen.

Von der Korrektur von Dokumenten wird dringend abgeraten. In manchen Fällen ist es jedoch unmöglich, auf eine Fehlerkorrektur zu verzichten. Habe einen Fehler gemacht Buchhalter für Primärdokumentation sollte es so beheben:

• Streichen Sie den falschen Eintrag mit einem dünnen Strich durch, damit er deutlich sichtbar ist.
• Schreiben Sie die korrekten Informationen über die durchgestrichene Linie.
• Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Korrigiert zum Glauben“.
• Geben Sie das Datum der Anpassung an.
• Unterschreiben Sie.

Der Einsatz von Korrekturmitteln ist nicht gestattet.

Arbeiten mit eingehenden Dokumenten

Der Prozess der Bearbeitung eingehender Unterlagen umfasst:

• Bestimmen des Dokumenttyps. Buchhaltungsunterlagen enthalten stets Informationen über abgeschlossene Geschäftsvorfälle. Dazu gehören beispielsweise eine Rechnung, eine Anordnung zum Erhalt von Geldern usw.
• Überprüfung der Empfängerdaten. Das Dokument muss an ein bestimmtes Unternehmen oder dessen Mitarbeiter gerichtet sein. In der Praxis kommt es vor, dass Unterlagen für den Materialeinkauf gezielt an das Unternehmen ausgestellt werden, obwohl keine Vereinbarung mit dem Lieferanten getroffen wurde.
• Überprüfung von Unterschriften und Siegelabdrücken. Die Personen, die das Dokument unterzeichnen, müssen dazu befugt sein. Liegt die Beglaubigung von Primärdokumenten nicht in der Kompetenz des Arbeitnehmers, gelten diese als ungültig. Was Stempel betrifft, kommt es in der Praxis häufig zu Fehlern bei Unternehmen, die über mehrere Stempel verfügen. Die Angaben auf dem Ausdruck müssen der Art des Dokuments entsprechen, auf dem sie erscheinen.
• Überprüfung des Status von Dokumenten. Werden Schäden an den Papieren festgestellt oder fehlen Blätter, ist die Erstellung eines Protokolls erforderlich, das der Gegenpartei in Kopie zugesandt wird.
• Überprüfung der Gültigkeit des im Dokument wiedergegebenen Ereignisses. Mitarbeiter des Unternehmens müssen Informationen über die Tatsache der Transaktion bestätigen. Die Dokumente zur Wertannahme werden vom Lagerleiter beglaubigt und die Vertragsbedingungen vom Vermarkter bestätigt. In der Praxis kommt es vor, dass ein Lieferant eine Rechnung für Waren erhält, die das Unternehmen nicht erhalten hat.
• Bestimmen des Zeitraums, auf den sich das Dokument bezieht. Bei der Bearbeitung von Primärpapieren ist es wichtig, die gleichen Informationen nicht doppelt zu berücksichtigen.
• Definition des Buchhaltungsabschnitts. Beim Erhalt der Primärdokumentation muss festgelegt werden, für welche Zwecke die bereitgestellten Werte verwendet werden. Sie können als Anlagevermögen, Materialien, immaterielle Vermögenswerte und Waren dienen.
• Bestimmen des Registers, in dem die
• Registrierung von Papier. Es wird nach allen Kontrollen durchgeführt.

Arbeiten mit ausgehenden Papieren

Der Verarbeitungsprozess für diese Art von Dokumentation unterscheidet sich etwas vom oben genannten.

Zunächst erstellt ein autorisierter Mitarbeiter des Unternehmens einen Entwurf des ausgehenden Dokuments. Darauf aufbauend wird ein Entwurfspapier entwickelt. Es wird zur Genehmigung an den Manager gesendet. Allerdings kann ein anderer Mitarbeiter mit der entsprechenden Befugnis den Dokumententwurf genehmigen.

Nach der Zertifizierung wird das Projekt nach den festgelegten Regeln erstellt und an den Empfänger versandt.

Dokumentenflussplanung

Dieser Schritt ist notwendig, um den zeitnahen Empfang, Versand und die Verarbeitung der Dokumentation sicherzustellen. Für die ordnungsgemäße Organisation des Dokumentenflusses entwickelt das Unternehmen spezielle Zeitpläne. Sie geben an:

• Ort und Frist für die Bearbeitung der Hauptarbeiten.
• Vollständiger Name und Funktion der Person, die die Unterlagen erstellt und eingereicht hat.
• Buchhaltungsunterlagen, die auf der Grundlage von Papieren erstellt werden.
• Zeit und Ort der Aufbewahrung der Dokumentation.

Buchhaltungsregister

Sie sind für die Registrierung der Primärdokumentation erforderlich. Gleichzeitig wird auf den Papieren ein Buchhaltungsvermerk angebracht. Es ist notwendig, eine wiederholte Registrierung von Dokumenten zu verhindern.

Primärpapiere können in elektronischen Registern gespeichert werden. Auf Verlangen von Regierungsbehörden oder Gegenparteien muss das Unternehmen jedoch Papierkopien vorlegen.

Funktionen der Dokumentenwiederherstellung

Derzeit enthalten die Vorschriften kein klares Verfahren zur Wiederherstellung von Papieren. In der Praxis umfasst dieser Prozess die folgenden Aktivitäten:

• Einsetzung einer Kommission zur Untersuchung der Gründe für den Verlust oder die Zerstörung von Dokumenten. Bei Bedarf kann der Unternehmensleiter Strafverfolgungsbehörden in das Verfahren einbeziehen.
• Kontaktaufnahme mit einer Bankorganisation oder Gegenparteien für Kopien der Primärdokumente.
• Korrektur der Einkommensteuererklärung. Die Notwendigkeit, einen aktualisierten Bericht einzureichen, ergibt sich aus der Tatsache, dass nicht dokumentierte Ausgaben steuerlich nicht als Ausgaben anerkannt werden.

Im Falle des Verlusts der Primärdokumente berechnet der Bundessteuerdienst die Höhe der Steuerabzüge auf der Grundlage der verfügbaren Dokumente. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, dass das Finanzamt Strafen in Form eines Bußgeldes verhängt.

Häufige Fehler bei der Erstellung von Primärarbeiten

In der Regel begehen die für die Führung der Dokumentation Verantwortlichen folgende Verstöße:

• Füllen Sie Formulare aus, die nicht einheitlich sind oder vom Unternehmensleiter genehmigt wurden.
• Sie geben keine Details an oder zeigen sie mit Fehlern an.
• Sie versehen keine Dokumente mit ihrer Unterschrift und gestatten auch Mitarbeitern, die nicht befugt sind, Dokumente zu unterzeichnen, nicht.

Die Dokumentation des Sachverhalts von Geschäftsvorfällen ist für das Unternehmen von großer Bedeutung. Sein Design muss sehr sorgfältig angegangen werden. Jeder Fehler kann negative Folgen haben.

In diesem Schulungskurs lernen Sie 1C von Grund auf. Für Anfänger sollte die 1C-Schulung immer mit der Eingabe von Primärdokumenten beginnen. Der Kurs richtet sich an Mitarbeiter, die an der Erstellung primärer Buchhaltungsunterlagen beteiligt sind, an Hilfsbuchhalter oder an diejenigen, die gerade planen, in diesem oder einem verwandten Bereich zu arbeiten. Der 1C-Grundkurs behandelt die Erstellung und Bearbeitung der gängigsten Dokumente in der Praxis. Um den Kursstoff zu beherrschen, sind keine Kenntnisse der Rechnungslegungstheorie erforderlich. Am Beispiel einer Produktions- und Handelsorganisation (OSN) werden die Grundlagen der Arbeit mit der 1C Enterprise Accounting-Konfiguration erläutert. Daher richtet sich diese 1C-Buchhaltungsschulung in erster Linie an Benutzer, die mit der Dateneingabe, nicht jedoch mit der Datenverarbeitung befasst sind. Der Kurs beinhaltet die notwendigen Lernmaterialien, einschließlich Hausaufgaben.

Da die Ausbildung individuell ist, ist die Teilnehmerzahl begrenzt. Überprüfen Sie Ihre freie Zeit im Abschnitt Stundenplan.

Um sich für Kurse anzumelden, ist eine Voranmeldung auf der Website erforderlich.

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Komplette 1C-Schulung „von Grund auf“

Wahrscheinlich ist jeder schon einmal auf folgende Stellenanzeige gestoßen: „... Ein Buchhalter ist verpflichtet, die Primärdokumentation auszustellen..."; nicht seltener finden Sie offene Stellen für einen 1C-Betreiber. Was bedeutet das in der Praxis? In den meisten Fällen bedeutet dies, dass Sie nur eine begrenzte Anzahl dieser Primärdokumente in der 1C-Buchhaltung erstellen müssen Das heißt, eingehende Daten in das Programm eingeben. In diesem Fall ist in der Regel jemand anderes für die Zusammenfassung der Ergebnisse der Unternehmensarbeit verantwortlich.

Sie können sofort reservieren, dass es im Programm 1C Accounting 8 eine sehr große Anzahl von Dokumenten gibt. Und nicht alle davon werden oft verwendet. Und einige werden bei den Aktivitäten einer bestimmten Organisation überhaupt nicht verwendet. Dies hängt natürlich in erster Linie von der Art des Unternehmens ab. Es gibt viele verschiedene Arten von Aktivitäten und jede hat ihre eigenen Merkmale, aber es gibt eine bestimmte Anzahl von Dokumenten, die fast immer erforderlich sind (Quittungen und Spesenabrechnungen, Kauf- und Verkaufsdokumente, Personal- und Bankdokumente usw.).

Nachdem Sie in diesem 1C-Grundkurs den Prozess der Eingabe primärer Buchhaltungsdokumente in das Programm kennengelernt haben, können Sie die typischen Alltagsaufgaben eines Buchhaltungsassistenten problemlos bewältigen. Die derzeit beliebteste Konfiguration, 1C Enterprise Accounting, Version 8, ermöglicht die Eingabe von Primärdokumenten in die Datenbank nicht nur für einen professionellen Buchhalter, sondern auch für einen Anfänger in der Buchhaltung. Dazu müssen Sie eine Ausbildung im 1C-Programm absolvieren.

Bei der 1C-Bedienerschulung geht es um die Lösung eines Querschnittsproblems, das sich mit der Buchhaltung in einem Produktions- und Handelsunternehmen (juristische Person) befasst. Die Abrechnung erfolgt mit Mehrwertsteuer. Die gelösten Beispiele stehen in Beziehung zueinander und ermöglichen es Ihnen, nicht nur zu lernen, wie man verschiedene Arten von „Primären“ einführt, sondern auch deren Zusammenhänge nachzuvollziehen. Bei der Eingabe von Dokumenten achte ich auch auf typische (und weniger typische) Fehler, die die meisten Benutzer ohne entsprechende Erfahrung machen.

Ich möchte besonders darauf hinweisen, dass ein fehlerhaft erstelltes Dokument manchmal problemlos ausgeführt werden kann und der Fehler beispielsweise am Monatsende oder sogar später klar wird. Die Eingabe von Dokumenten ist einer der wichtigen Bereiche in 1C und sollte auf keinen Fall nachlässig behandelt werden.

Nachdem Sie in den 1C-Bedienerkursen „von Grund auf“ für die Arbeit mit 1C geschult wurden, erlernen Sie neben der Eingabe der Dokumente selbst auch den Umgang mit internen Berichten, der in der Praxis häufig erforderlich ist. Globale Einstellungen wie Buchhaltungsrichtlinien werden in diesem Kurs nicht behandelt, sodass Sie das Studium nicht benötigter Informationen überspringen können. Mit dem Ziel, nur das Wesentliche zu belassen, habe ich einen separaten Grundkurs zur Eingabe von Primärdokumenten erstellt; Dadurch konnten auch die Kosten für die Schulung deutlich gesenkt werden.

Wenn Sie nur Primärdokumente eingeben müssen, hilft Ihnen dieser Schulungskurs 1C: Buchhaltung 8 dabei, schnell und effizient in die Arbeit als 1C-Buchhalter einzusteigen.

Über die Vorteile des Unterrichts über Skype

Bei allen angebotenen Schulungen handelt es sich um regelmäßige „Live“-Kommunikation und nicht um eine Reihe von Schulungsmaterialien. Weitere Informationen zur Methodik der Unterrichtsdurchführung finden Sie unter dem Link.

Lehrplan

Dies ist eine ungefähre Liste der Schulungsmaterialien, die im 1C-Bedienerkurs behandelt werden. Die Anzahl der Aufzählungspunkte spiegelt nicht den Zeitanteil der Lehrveranstaltung wider. Der Hauptteil des Kurses besteht darin, ein einzelnes End-to-End-Problem zu lösen, d. h. die Eingabe von Primärdokumenten und anderen Vorgängen. Sie können die 1C-Grundkursaufgabe unten herunterladen.

Liste ausblenden

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• Allgemeine Informationen zum 1C Enterprise-Programm. Plattform und Konfiguration.
• Unterschied zwischen den Verantwortlichkeiten eines 1C-Betreibers und eines Hauptbuchhalters.
• Programmschnittstelle. Voreingestellte Schnittstellentypen. Anpassen der Benutzeroberfläche an die Bedürfnisse des Benutzers.
• Schnittstelle. Allgemeine Vorgänge, die im gesamten Programm gleich sind.
• Drucken von Dokumenten. Drucken Sie in eine Datei, um sie auf einen anderen Computer zu übertragen.
• Exportieren Sie gedruckte Dokumentformen in eine externe Datei.
• Versenden von Dokumenten per E-Mail
• Bearbeiten gedruckter Formulare.
• Legen Sie das Datum und andere Standardeinstellungen fest.
• Funktionen der Datumseingabe. Funktionen zum Ausfüllen einiger anderer Arten von Feldern im Programm.
• Verwendung eines Kalenders und eines Taschenrechners.
• Fenster „Servicemeldungen“.
• Grundlegende Verzeichnisse des Programms.
• Kontenplan.
• Das Konzept eines Dokuments im 1C-Programm.
• Das Konzept, ein Dokument zu halten. Der Unterschied zwischen Aufnahme und Dirigieren. Stornierung und Umbuchung.
• Funktionen zum Ändern des Datums/der Uhrzeit von gebuchten und nicht gebuchten Dokumenten.
• Werden alle Dokumente bearbeitet?
• Atypische Verwendung von Dokumenten.
• Gruppenoperationen für Verzeichnisse und Dokumente.
• Listen von Dokumenten und Zeitschriften. Nach Dokumenten suchen.
• Objekte löschen. Merkmale des Löschens in 1C.
• Ausfüllen grundlegender Nachschlagewerke. Folgen einer falschen Befüllung in der Zukunft.
• Eingabe von Informationen über Mitarbeiter. Personaleinsätze.
• Vorlagen zur Gehaltsberechnung.
• Manuelle Operationen.
• Bargelddokumente.
• Abrechnungen mit verantwortlichen Personen
• Korrigieren von Einträgen in Dokumenten.
• Primäre Mehrwertsteuerdokumente.
• Bankdokumente.
• Datenaustausch mit dem Bankkunden.
• Lagerdokumente.
• Produktionsunterlagen und Materialbuchhaltung
• Kauf- und Verkaufsunterlagen.
• Produktpreismanagement.
• Offsets.
• Bilanzierung des Anlagevermögens.
• Gehaltsunterlagen.
• Kontrolle der Vollständigkeit der Dokumenteneingabe.
• Typische Fehler bei der Dokumenteneingabe.
• Das Konzept der internen Berichte. Berichte einrichten.
• Verwendung der Verarbeitung zur Verbesserung der Effizienz des Programms.
• Beschleunigen Sie die Arbeit im Programm mit Hotkeys.
• Nutzung des Hilfesystems.

Lehrplan

Kursmaterialien

Sie können das Kursmaterial zur Durchsicht herunterladen. Ein Teil des Dokuments wird angezeigt.

Wenn Sie nicht über 1C:Accounting verfügen

Da der Kurs nicht das Erstellen einer Informationsdatenbank sowie deren Einrichtung und Eingabe von Salden beinhaltet, habe ich zu Bildungszwecken eine vorbereitete Datenbank, in der dies alles bereits vorhanden ist. Um Konflikte zwischen Plattformversionen und -konfigurationen zu vermeiden, wurde die Datenbank in der offiziellen Trainingsversion von 1C erstellt, daher empfehle ich, Schulungen darin durchzuführen.

Wenn Sie das Programm nicht selbst installieren können, mache ich es aus der Ferne.

Wenn Sie eine 1C-Schulung in Ihrer Arbeitsversion absolvieren möchten, ist dies im gegenseitigen Einvernehmen möglich. In diesem Fall müssen Sie im Laufe des Kurses zusätzlich alle Einstellungen vornehmen sowie die in Zukunft notwendigen Anfangssalden eingeben, um das End-to-End-Problem zu lösen, was (nicht unbedingt) zu einem leichten Anstieg führen kann die Dauer des Kurses.

Wenn Sie Fragen haben, auf die Sie auf der Website keine Antworten gefunden haben, kontaktieren Sie mich bitte. Details im Bereich Kontakte
18 Klassen/(36 Stunden) / 14 400 reiben.(18.000 RUB bei Bezahlung nach Unterrichtsstunden)

Primärdokumentation im Rechnungswesen

Willkommen, liebe Leser, auf meinem Blog!

Normalerweise schaue ich jeden Tag meine geschäftlichen E-Mails durch, aber diese Woche hat es nicht geklappt und es haben sich viele Briefe angesammelt. Heute habe ich beschlossen, es auseinanderzunehmen, und das Thema eines neuen Artikels ergab sich von selbst. Wir werden über die Primärdokumentation sprechen, da diese die Grundlage von Registern und einen wichtigen Teil der Arbeit eines Buchhalters darstellt.

Während meines Studiums war dieses Thema nicht das Wichtigste und es war schwierig, es theoretisch zu beherrschen, aber als ich anfing zu arbeiten, musste ich die verlorene Zeit aufholen. Schauen wir uns alle Nuancen im Voraus an, um zukünftige Schwierigkeiten zu vermeiden. Im vorherigen Thema haben wir uns mit Buchhaltungsregistern befasst. Ich weiß, dass es etwas kompliziert ist, aber nach dem heutigen Artikel wird es etwas einfacher.

Um sicher auf der Ebene der Primärdokumentation zu navigieren, werden wir Folgendes berücksichtigen:

• Das Konzept und der Zweck der Primärdokumentation eines Unternehmens.
• Erforderliche Angaben und Änderungen an Primärdokumenten sind zulässig.
• Gruppen, Typen, Detaillierungsgrade und mögliche Bearbeitungen von Dokumenten.
• Gültigkeit und Aufbewahrungsfristen der Primärdokumentation.

Das Hauptziel besteht darin, zu lernen, ein Primärdokument von den übrigen ebenso wichtigen Dokumenten zu unterscheiden und sich deren Details und Typen zu merken. Ich verspreche, es wird interessant, fangen wir an!

So arbeiten Sie richtig mit der primären Buchhaltungsdokumentation

Für Einsteiger, unerfahrene Buchhalter und Unternehmer möchte ich die Prinzipien der Arbeit mit der primären Buchhaltungsdokumentation erläutern.

Die Dokumente, mit denen Sie arbeiten werden, sind in zwei Gruppen unterteilt:

• Von jemandem erhalten;
• Kommt von dir.

Wie arbeite ich mit eingehenden Dokumenten?

1. Stellen Sie fest: Handelt es sich bei diesem Dokument um ein Buchhaltungsdokument?

Ein zur Buchhaltung akzeptiertes Dokument muss Informationen enthalten, die für die Berücksichtigung in der Buchhaltung wesentlich sind, d. h. Informationen über einen abgeschlossenen Geschäftsvorfall enthalten.

Zum Beispiel „spricht“ eine Kassenquittung über die Zahlung an jemanden (Geldausgabe), eine Rechnung – über die Bewegung von Waren und Materialien (Quittung-Ausgabe) usw. Aber zum Beispiel auch der Antrag eines Mitarbeiters mit der Bitte um Ausstellung Ein Vorschuss ohne Managervisum kann für die Arbeit nicht akzeptiert werden.

Notizen, Entwürfe, Zeitungsausschnitte usw. sind keine Buchhaltungsunterlagen. Sowie Dokumente, die unter Verstoß gegen die für sie festgelegten Regeln erstellt wurden.

2. Stellen Sie fest: Gilt dieses Dokument für Ihre Organisation oder nicht?

Das Dokument muss, vereinfacht gesagt, für dieses Unternehmen relevant sein, d. h. es muss die Angaben zu Ihrer Organisation enthalten oder an Ihren Mitarbeiter ausgegeben werden.

Es kommt vor, dass Sie aus verschiedenen Gründen Dokumente erhalten, die nichts mit dieser Organisation zu tun haben. Das kann einfach ein Fehler sein. Oder es kann sein, dass der Mitarbeiter bewusst versucht, verrechenbare Beträge abzuschreiben.

Es ist auch möglich, dass einem bestimmten Unternehmen absichtlich Dokumente für den Kauf von Waren und Materialien (Bauarbeiten, Dienstleistungen) ausgestellt werden, um zusätzliche Beträge für den Steuerabzug zu erhalten.

Wenn die Diskrepanz zwischen Ihrer Art der Tätigkeit und dem Wesen des Dokuments auffällt, sollten Sie dieses Dokument besser nicht berücksichtigen.

Noch ein Punkt: Möglicherweise hat die Gegenpartei keinen Grund, Ihnen dieses Dokument auszustellen, d. h. Sie stehen in keiner Vertragsbeziehung mit ihr.

Beispielsweise hat Ihnen das Energieversorgungsunternehmen eine Rechnung geschickt, ohne zu verstehen, dass der von Ihnen verbrauchte Strom von einer anderen Organisation, beispielsweise einem Vermieter, bezahlt wird.

3. Überprüfen Sie die Details.

Für die Richtigkeit seiner Angaben ist die Gegenpartei verantwortlich. Heutzutage verwenden viele Unternehmen Computerprogramme und machen daher in der Regel keine Fehler in ihren Details, obwohl dies durchaus vorkommt. Es lohnt sich jedoch, Ihre Angaben noch einmal zu überprüfen – sie können oft Fehler enthalten.

Unabhängig davon ist über handschriftliche Dokumente zu sprechen – neben der Tatsache, dass sie Fehler enthalten, kommt es auch vor, dass das Dokument gefälscht ist, also beispielsweise im Auftrag eines nicht existierenden Unternehmens ausgestellt wurde.

Ob ein solches Unternehmen existiert oder nicht, kann anhand des Steuerzahlerregisters auf der Website des Steuerausschusses der Republik Kasachstan überprüft werden.

Die Unterschriften im Dokument müssen echt sein, also genau von den Personen, denen sie gehören, und diese Personen müssen das Recht haben, solche Dokumente zu unterzeichnen. Faksimile-Signaturen sind auf Dokumenten nicht zulässig.

In einer Organisation kann es mehrere Siegel geben. Prüfen Sie, ob sich der Stempel auf diesem Dokument befindet. Beispielsweise sollte die Rechnung keinen Stempel mit der Aufschrift „Personalwesen“ haben.

Es kommt auch vor, dass ein Dokument fälschlicherweise an eine Organisation mit ähnlichem Namen ausgestellt wird. In all diesen Fällen müssen Sie sich an diese Organisation wenden und eine Neuanfertigung des Dokuments verlangen.

4. Wurde das im Dokument tatsächlich begangene Ereignis widergespiegelt?

Möglicherweise hat der Lieferant Ihnen diese Waren und Materialien nicht geliefert oder diese Dienstleistungen nicht erbracht. Oder vielleicht hat die Gegenpartei eine Rechnung über ein größeres Volumen, einen größeren Preis und dementsprechend den erforderlichen Betrag ausgestellt.

Beispielsweise wurde die in der Rechnung angegebene Ware nicht an Ihr Lager geliefert. Ihr Fachpersonal muss dieses Dokument akzeptieren (bestätigen). In diesem Beispiel muss der Lagerleiter dies bei Erhalt der Ware mit seiner Unterschrift bestätigen.

Und Preis, Menge und Einkaufsbedingungen müssen mit den Vertragsbedingungen verglichen werden. Entweder muss dies von einem Ökonomen – einem Vermarkter oder einem Lieferanten – bestätigt werden.

5. Bestimmen Sie, zu welchem ​​Zeitraum das Dokument gehört.

Perioden können sein:

• aktueller Monat,
• aktuelles Quartal,
• dieses Jahr,
• Im vergangenen Monat
• letztes Quartal
• letztes Jahr.

Dadurch wird bestimmt, ob dieses Dokument für die Buchhaltung akzeptiert werden muss. Ja, es kommt auch vor, dass sie beispielsweise eine Rechnung für den vergangenen Zeitraum mitbringen – es liegt in Ihrem Ermessen, ob Sie diese zur Abrechnung akzeptieren oder nicht.

Im Allgemeinen sind Sie natürlich verpflichtet, das Dokument für die Buchhaltung zu akzeptieren. Wenn Sie es jedoch akzeptieren, ist eine Anpassung der Berichte, einschließlich der Steuerberichte, erforderlich.

Wenn jedoch die Berichte des vergangenen Zeitraums des laufenden Jahres (letztes Quartal, letzter Monat) nicht schwer zu korrigieren sind, kann es bei den Berichten des letzten Jahres sehr schwierig sein, sie zu korrigieren. Es ist deine Entscheidung;

Vielleicht hatten (haben) Sie dieses Dokument bereits. Dann handelt es sich entweder um ein Duplikat (Kopie), oder dieses Dokument wurde Ihnen aus irgendeinem Grund weggenommen und nun zurückgegeben. Achten Sie darauf, dasselbe Dokument nicht zweimal zu veröffentlichen. Dadurch entsteht ein doppelter Umsatz, d. h. bestimmte Beträge werden unangemessen erhöht.

6. Bestimmen Sie, zu welchem ​​Abschnitt der Buchhaltung das Dokument gehört.

Buchhaltungsabschnitte:

1. Kasse,
2. Bank,
3. Material,
4. Waren,
5. Anlagevermögen,
6. Verantwortliche Personen
7. Lieferanten,
8. Käufer usw.

So arbeiten Sie mit eingehenden Dokumenten

Es gibt eine Regelung der Dokumente nach Buchhaltungsabschnitten. Sie können dies in jedem Buchhaltungslehrbuch nachlesen. Beispielsweise ist ein Kontoauszug ein Dokument im Abschnitt „Bank“. Dort wird auch das Register genannt, in dem Sie dieses Dokument ablegen.

Das ist einfach. Bei Dokumenten im Zusammenhang mit dem Waren- und Materialeingang ist die Situation jedoch komplizierter.

Bestimmen Sie, um welchen Bestand es sich bei Ihrem Unternehmen handelt: Material, Produkt, Anlagevermögen, immaterieller Vermögenswert oder Dienstleistung/Arbeit (und das kann passieren)?

Material- das ist es, was bei der Arbeit verwendet und gleichzeitig konsumiert wird, d.h. endet. Dies ist beispielsweise Papier, Benzin, Zement usw. Das Material verändert seine Form: Es war Zement – ​​es wurde ein Betonprodukt.

Ein Produkt wird im Gegensatz zu einem Material nicht für die Arbeit verwendet, sondern zum Weiterverkauf, also zum Verkauf, gekauft. Das ist der einzige Unterschied. In der Praxis kann es sich bei einem Produkt jedoch um Papier, Benzin oder Zement handeln, je nachdem, womit wir handeln.
Das Warenverzeichnis im 1C-Programm heißt „Nomenklatur“.

Die Hauptsache- Hierbei handelt es sich um eine Art Arbeitswerkzeug, das im Gegensatz zum Material seine physische Form nicht verändert. Das heißt, es endet nicht und wird nicht verbraucht.

Dies ist beispielsweise ein Tisch, ein Computer, ein Auto usw. Und nach mehreren Jahren der Nutzung bleiben sie ein Tisch, ein Computer und ein Auto. Erst im Betrieb kommt es zu einer Wertminderung (Verschleiß) des Betriebssystems.

Im 1C-Programm werden Betriebssysteme als Anlagevermögen bezeichnet.

Es kommt auch vor, dass für eine bestimmte Dienstleistung (Arbeit) ein Dokument ausgestellt wird, als ob Ihnen ein Produkt verkauft würde. Zum Beispiel hat eine Tankstelle das Öl im Motor Ihres Autos gewechselt und auf der Rechnung steht statt „Ölwechsel“ „Motoröl so und so, so und so viel, zu diesem und jenem Preis“.

Stellen Sie sich eine Frage: Haben wir dieses Produkt tatsächlich in unsere Hände bekommen? Nein. Dann handelt es sich hierbei um eine Dienstleistung (Werk) und dieses Dokument muss entsprechend entgegengenommen werden.

7. In welchem ​​Register (Journal) werden Sie dieses Dokument einreichen?

Stellen Sie dies sofort fest und legen Sie das Dokument am besten gleich nach der Bearbeitung an seiner Stelle ab. Es stimmt, dass ein Dokument noch nicht „entfernt“ werden kann – es bedarf noch einer Änderung oder Klärung einiger Umstände. Es empfiehlt sich, für solche Papiere einen separaten Ordner oder eine separate Ablage zu haben.

Einer der schlimmsten Mängel, die ein Buchhalter haben kann, ist Faulheit. Ein Dokument, das „für später“ beiseite gelegt wird, kann viel Ärger verursachen.

Daher ist es besser, Dokumente so schnell wie möglich nach Erhalt zu bearbeiten. Dokumente, die aus sachlichen Gründen zurückgestellt werden, müssen fertiggestellt werden, sobald sich die Gelegenheit dazu bietet.

8. Stellen Sie fest: Wird es in Zukunft Ereignisse im Zusammenhang mit diesem Dokument geben?

Einige Dokumente können für die Zukunft Konsequenzen haben. Beispielsweise kann eine Mitteilung des Steuerausschusses in der Zukunft unangenehme Folgen haben: Sperrung eines Kontos usw. Daher müssen solche Dokumente sofort bearbeitet und alle anderen Angelegenheiten aufgeschoben werden.

Es gibt auch Dokumente, die nach Ihrer Bestätigung der Richtigkeit unangenehme Folgen haben können. Beispielsweise ein Abgleichsbericht mit Angaben zu Ihren Verbindlichkeiten – dieser kann die Grundlage für die Einreichung einer Klage gegen Ihr Unternehmen sein.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ist es daher besser, solche Dokumente dem Ermessen des Managers zu überlassen. Für andere Dokumente kann die Einholung weiterer Dokumente erforderlich sein.

Beispielsweise Rechnungen für den Wareneingang ohne Rechnung. Es kann sein, dass Ihr Kontrahent Ihnen später eine Gesamtrechnung für einen bestimmten Zeitraum oder eine bestimmte Warenmenge ausstellt.

In diesem Fall sind diese Rechnungen einzusammeln und unverzüglich nach Ablauf der Frist bzw. Erhalt der vereinbarten Menge den Lieferanten an die Rechnung zu erinnern.

Hierbei ist Folgendes zu erwähnen: Der Buchhalter muss die Kontrolle über den rechtzeitigen Erhalt der erforderlichen Unterlagen behalten.

Unterlagen, deren voraussichtlicher Eingang Ihnen bekannt ist, müssen bei der Gegenpartei oder dem zuständigen Mitarbeiter eingefordert werden, wenn diese nicht innerhalb der festgelegten Frist eingehen.

Quelle: http://www.ajourkz.kz/ru/useful_information/how_to_deal_with_the_primary_accounting_records/

Primärdokumente im Rechnungswesen

Grundlage für Einträge in Buchhaltungsregistern sind Quelldokumente.

Primärdokumente werden für die Buchhaltung akzeptiert, wenn sie gemäß der in den Alben einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation enthaltenen Form gemäß den durch die Verordnung des Finanzministeriums genehmigten Vorschriften über Buchhaltung und Finanzberichterstattung in der Russischen Föderation zusammengestellt werden Russland vom 29. Juli 1998 Nr. 34 n (in der Fassung vom 26.03.2007 Nr. 26n)

Bei Bedarf können zusätzliche Zeilen und Spalten in das Standardformular aufgenommen werden, alle im genehmigten Formular vorgesehenen Angaben müssen jedoch erhalten bleiben. Vorgenommene Änderungen müssen durch eine entsprechende Anordnung (Anweisung) formalisiert werden.

Lediglich Dokumentformulare zur Erfassung von Bargeldtransaktionen können gemäß dem Verfahren zur Verwendung einheitlicher Formen der primären Buchhaltungsdokumentation, genehmigt durch den Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 24. März 1999 Nr. 20, nicht geändert werden.

Die vom Staatlichen Statistikausschuss Russlands genehmigten Formulare enthalten Informationen zu Kodierungszonen, die gemäß den gesamtrussischen Klassifikatoren ausgefüllt sind.

Codes, die keine Links zu gesamtrussischen Klassifikatoren haben (z. B. Spalten mit der Bezeichnung „Art der Operation“), sollen Informationen bei der Verarbeitung von Daten mithilfe von Computertechnologie zusammenfassen und systematisieren und werden gemäß dem in der Organisation verwendeten Kodierungssystem eingegeben .

Darüber hinaus werden von einem Kleinunternehmen eigenständig entwickelte Formulare mit den entsprechenden Pflichtangaben nach dem Bundesgesetz „Über die Rechnungslegung“ für die Rechnungslegung akzeptiert.

Sie können nur die Dokumente unabhängig entwickeln, die nicht in Alben einheitlicher Formulare enthalten sind.

Einzelheiten zu den primären Buchhaltungsdokumenten

Zu den obligatorischen Angaben der primären Buchhaltungsdokumente gehören:

• Titel des Dokuments;
• Datum seiner Erstellung;
• Name der Organisation, in deren Namen das Dokument erstellt wurde;
• der Inhalt einer Geschäftstransaktion in physischer und monetärer Hinsicht;
• die Namen der Positionen der für die Durchführung des Geschäftsvorfalls verantwortlichen Personen und die Ordnungsmäßigkeit seiner Durchführung;
• persönliche Unterschriften dieser Personen.

Die fristgerechte und qualitativ hochwertige Ausführung der primären Buchhaltungsunterlagen, deren fristgerechte Übermittlung an die Buchhaltung zur Berücksichtigung in der Buchhaltung sowie die Verlässlichkeit der darin enthaltenen Daten werden durch die Personen sichergestellt, die diese Unterlagen erstellt und unterzeichnet haben.

Die Liste der Personen, die zur Unterzeichnung primärer Buchhaltungsdokumente berechtigt sind, wird vom Leiter der Organisation im Einvernehmen mit dem Hauptbuchhalter genehmigt.

Dokumente zur Dokumentation von Geschäftstransaktionen mit Geldern werden vom Leiter der Organisation und dem Hauptbuchhalter unterzeichnet. Anstelle des Leiters und des Hauptbuchhalters können auch andere Beamte die Hauptdokumente unterzeichnen, ihre Liste muss jedoch vom Leiter der Organisation und genehmigt werden mit dem Hauptbuchhalter abgestimmt.

Das Primärdokument ist ein schriftlicher Nachweis über den Abschluss eines Geschäftsvorgangs (Warenzahlung, Ausgabe von Anzahlungen usw.) und muss zum Zeitpunkt des Geschäftsvorgangs, wenn dies nicht möglich ist, unmittelbar nach dessen Abschluss erstellt werden .

Arten von Dokumenten

Alle Primärdokumente lassen sich in folgende Gruppen einteilen:

1. organisatorisch und administrativ;
2. entlastend;
3. Buchhaltungs-Dokumente.

Organisations- und Verwaltungsdokumente sind Anordnungen, Weisungen, Weisungen, Vollmachten etc. Diese Dokumente ermöglichen die Durchführung bestimmter Geschäftstransaktionen.

Zu den Belegdokumenten gehören Rechnungen, Anforderungen, Empfangsbestätigungen, Abnahmebescheinigungen usw. Diese Dokumente spiegeln die Tatsache einer Geschäftstransaktion wider und die darin enthaltenen Informationen werden in Buchhaltungsregister eingetragen.

Manche Dokumente sind sowohl erlaubend als auch entlastend. Hierzu zählen zum Beispiel eine Zahlungsanweisung, eine Lohn- und Gehaltsabrechnung etc.

Dokumentenflussplan in der Organisation

Zur ordnungsgemäßen Führung der Primärbuchhaltung wird ein Dokumentenflussplan entwickelt und genehmigt, der die Reihenfolge und den Zeitpunkt der Bewegung der Primärdokumente innerhalb des Unternehmens und deren Eingang bei der Buchhaltung festlegt.

Bei der Buchhaltung (Buchhalter) eingegangene Primärdokumente müssen geprüft werden:

• nach Formular (Vollständigkeit und Richtigkeit des Dokuments, Ausfüllen der Details);
• arithmetisch (Beträge zählen);
• nach Inhalt (Zusammenhang einzelner Indikatoren, Fehlen interner Widersprüche).

Buchhaltungsregister

Nach der Annahme werden Informationen aus dem Primärdokument in die Buchhaltungsregister übertragen und auf dem Dokument selbst eine Markierung angebracht, um eine Doppelverwendung auszuschließen (z. B. wird das Datum der Eintragung in das Buchhaltungsregister angegeben).

Buchhaltungsregister- Dabei handelt es sich um speziell angepasste Blätter zur Erfassung und Gruppierung von Ausweisen. Sie werden in speziellen Büchern (Magazinen), auf separaten Blättern und Karten, in Form von computertechnisch erstellten Maschinendiagrammen sowie auf Magnetbändern, Disketten, Disketten und anderen Computermedien aufbewahrt.

Geschäftsvorfälle müssen in Buchhaltungsregistern in chronologischer Reihenfolge wiedergegeben und nach den entsprechenden Buchhaltungskonten gruppiert werden.

Dem Aussehen nach sind die Buchhaltungsregister:

1. Bücher (Registrierkasse, Hauptbuch);
2. Karten (Anlagenbuchhaltung, Materialbuchhaltung);
3. Zeitschriften (lose oder linierte Blätter).

Je nach Art der erstellten Aufzeichnungen werden die Register unterteilt in:

1. chronologisch (Registrierungsprotokoll);
2. systematisch (Hauptbuch der Konten);
3. kombiniert (Journalbestellungen).

Je nach Detaillierungsgrad der in den Buchhaltungsregistern enthaltenen Informationen handelt es sich um:

1. synthetisch (Hauptbuch);
2. analytisch (Karten);
3. kombiniert (Auftragsjournale).

Eintragungen in Primärdokumente müssen mit Mitteln erfolgen, die die Sicherheit dieser Eintragungen für den für ihre Aufbewahrung im Archiv festgelegten Zeitraum gewährleisten.

Primäre und konsolidierte Buchhaltungsunterlagen können auf Papier und Computermedien erstellt werden. Im letzteren Fall ist die Organisation verpflichtet, auf eigene Kosten Kopien dieser Dokumente in Papierform für andere Teilnehmer an Geschäftstransaktionen sowie auf Verlangen der die Kontrolle ausübenden Behörden gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation anzufertigen , das Gericht und die Staatsanwaltschaft.

Für die Abgabe an das Archiv werden die Dokumente in chronologischer Reihenfolge ausgewählt, vervollständigt, gebunden und in Ordnern abgelegt. Der Einreichung der Unterlagen im Archiv liegt eine Bescheinigung bei.

Bei der Aufbewahrung von Buchhaltungsregistern müssen diese vor unbefugten Korrekturen geschützt werden. Die Berichtigung eines Fehlers im Buchführungsregister muss durch die Unterschrift der Person, die die Berichtigung vorgenommen hat, unter Angabe des Datums der Berichtigung begründet und bestätigt werden.

Personen, die Zugang zu Informationen in Buchhaltungsregistern und internen Buchhaltungsberichten haben, sind zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen verpflichtet. Für deren Offenlegung tragen sie die durch die Gesetzgebung der Russischen Föderation festgelegte Verantwortung.

Korrektur von Fehlern in Primärdokumenten und Buchhaltungsregistern. Gemäß Art. Nach Art. 9 des Bundesgesetzes „Über die Rechnungslegung“ ist es nicht gestattet, Bargeld- und Bankdokumente zu korrigieren.

Korrekturen an anderen primären Buchhaltungsbelegen können nur im Einvernehmen mit den Teilnehmern an Geschäftsvorfällen vorgenommen werden, was durch die Unterschriften derselben Personen, die die Dokumente unterzeichnet haben, unter Angabe des Datums der Korrekturen bestätigt werden muss.

Das zu korrigierende Detail des Primärdokuments wird mit einer klaren, aber dünnen Linie durchgestrichen, so dass die ursprüngliche Bedeutung (Inhalt) des korrigierten Details sichtbar wird. Daneben wird handschriftlich vermerkt: „Glaube der korrigierten Person“ und die Korrektur wird durch die Unterschrift der Person, die die Korrektur vorgenommen hat, unter Angabe des Nachnamens und der Initialen bestätigt.

Aufbewahrungsfristen für primäre Buchhaltungsbelege

Gemäß Art. 17 des Bundesgesetzes „Über die Rechnungslegung“ sind Organisationen verpflichtet, primäre Buchhaltungsunterlagen, Buchführungsregister und Jahresabschlüsse für die gemäß den Regeln für die Organisation staatlicher Archivangelegenheiten festgelegten Zeiträume aufzubewahren, aber mindestens fünf Jahre.

Wiederherstellung von Primärdokumenten

Das Rechnungslegungsrecht enthält keine klar festgelegten Regeln, die das Verfahren zur Wiederherstellung von Primärdokumenten im Falle ihres Verlusts regeln.

Eine Reihe von Vorschriften legen lediglich die Aufbewahrungsfristen für primäre Buchhaltungsbelege fest. Die Gesetzgebung legt nicht fest, was eine Organisation tun soll, wenn Dokumente aus Gründen, die außerhalb ihrer Kontrolle liegen, verloren gehen. Im Schreiben des Ministeriums für Steuerverwaltung Russlands für Moskau vom 13. September 2002 Nr. 26-12/43411 wird dem Leiter der Organisation im Falle des Verlusts oder der Zerstörung von Primärdokumenten empfohlen:

• auf Anordnung eine Kommission zur Untersuchung der Ursachen des Verlusts oder der Zerstörung von Primärdokumenten einsetzen, zu deren Teilnahme gegebenenfalls Vertreter der Ermittlungsbehörden, des Sicherheitsdienstes und der staatlichen Brandschutzaufsicht eingeladen werden;
• Maßnahmen ergreifen, um die Primärdokumente wiederherzustellen, die für den gesetzlich festgelegten Zeitraum wiederhergestellt und aufbewahrt werden müssen. Beispielsweise können Kopien der Cashflow-Abrechnungen auf Bankkonten bei den Banken angefordert werden, bei denen die Konten der Organisation eröffnet werden; Verträge, Urkunden, Rechnungen können von Gegenparteien usw. angefordert werden.

Allerdings ist es nicht immer möglich, Duplikate aller verlorenen Dokumente zu erhalten, beispielsweise bei einer großen Anzahl von Gegenparteien, mangels Lieferanten (Abnehmern) an bisher bekannten Adressen oder mangels solcher Kontakte. Daher ist die Organisation aus objektiven Gründen nicht in der Lage, alle verlorenen Primärdokumente wiederherzustellen.

Praktische Frage: Was ist in diesem Fall zu tun? Sollte das Finanzamt benachrichtigt werden?

Nach Ansicht einiger Experten ist eine Anzeige beim Finanzamt nicht erforderlich, zumal dadurch eine mögliche Haftung nicht vermieden werden kann und das Fehlen von Primärdokumenten zu einer Geldbuße gemäß Art. 120 Abgabenordnung der Russischen Föderation.

In diesem Fall kann der Steuerzahler zwischen drei Optionen wählen:

1. Wenn möglich, stellen Sie verlorene Dokumente (zumindest teilweise) wieder her.
2. Nehmen Sie Korrekturbuchungen für nicht dokumentierte Ausgaben vor und berücksichtigen Sie die Korrekturen in der aktualisierten Einkommensteuererklärung für das Berichtsjahr, da nicht dokumentierte Ausgaben in der Steuerbuchhaltung nicht als Aufwand erfasst werden.
3. Um es den Vertretern der Steuerbehörde zu ermöglichen, im Falle einer Steuerprüfung die an den Haushalt zu zahlenden Beträge rechnerisch auf der Grundlage der dem Steuerpflichtigen zur Verfügung stehenden Daten sowie auf der Grundlage der Daten anderer gleichartiger Steuerpflichtiger zu ermitteln (Ziffer 7 , Absatz 1, Artikel 31 der Abgabenordnung der Russischen Föderation).

Beschlagnahme von Primärdokumenten

Sie können nur von den Ermittlungs-, Ermittlungs- und Staatsanwaltschaften, Gerichten, Steuerbehörden und Organen für innere Angelegenheiten auf der Grundlage ihrer Entscheidungen gemäß den Rechtsvorschriften der Russischen Föderation eingezogen werden.

Mit Schreiben des Finanzministeriums der RSFSR vom 26. Juli 1991 Nr. 16/176 wurde die Anweisung über das Verfahren zur Beschlagnahme von Dokumenten durch einen Beamten der staatlichen Steuerinspektion genehmigt, die auf die Verschleierung (Untertreibung) von Gewinnen (Einnahmen) hinweisen die Verschleierung anderer Steuerobjekte vor Unternehmen, Institutionen, Organisationen und Bürgern.

Der Hauptbuchhalter oder ein anderer Beamter der Organisation hat das Recht, mit Genehmigung und im Beisein von Vertretern der Behörden, die die Beschlagnahme von Dokumenten durchführen, Kopien davon anzufertigen und dabei den Grund und das Datum der Beschlagnahme anzugeben.

Das Bundesgesetz 402-FZ „Über die Buchhaltung“ beschreibt alle Buchhaltungs- und Primärdokumente. Sie werden hauptsächlich für steuerliche Zwecke benötigt – als Dokumente, die die von Ihnen getätigten Ausgaben und die Richtigkeit der Ermittlung der Steuerbemessungsgrundlage bestätigen.

Primärdokumente müssen 4 Jahre aufbewahrt werden. Während dieser Zeit kann das Finanzamt Sie jederzeit auffordern, Sie oder Ihre Gegenparteien zu überprüfen. „Primär“ wird auch in Rechtsstreitigkeiten bei Streitigkeiten mit Gegenparteien verwendet.

Primäre Buchhaltungsunterlagen werden zum Zeitpunkt der Geschäftsvorfälle erstellt und weisen auf deren Abschluss hin. Die Liste der Begleitdokumente zu einer bestimmten Transaktion kann je nach Art der Transaktion variieren. Die Erstellung aller notwendigen Primärdokumente erfolgt in der Regel durch den Lieferanten. Besonderes Augenmerk sollte auf die Dokumente gelegt werden, die bei Transaktionen anfallen, bei denen Sie der Käufer sind, da es sich dabei um Ihre Ausgaben handelt und Sie daher mehr an der Einhaltung des Gesetzes als Ihr Lieferant interessiert sind.

Trennung der Primärdokumente nach Geschäftsphasen

Alle Transaktionen können in 3 Phasen unterteilt werden:

Stufe 1. Sie stimmen den Vertragsbedingungen zu

Das Ergebnis wird sein:

• Vertrag;
• eine Rechnung zur Zahlung.

Stufe 2. Die Zahlung für die Transaktion erfolgt

Bestätige Zahlung:

ein Auszug aus dem Girokonto, wenn die Zahlung per Banküberweisung, Acquiring oder über Zahlungssysteme erfolgt ist, bei denen Geld von Ihrem Girokonto überwiesen wird;

• Kassenbons, Quittungen für Kassenbonbestellungen, strenge Meldeformulare – wenn die Zahlung in bar erfolgt ist. In den meisten Fällen nutzen Ihre Mitarbeiter diese Zahlungsart, wenn sie Geld auf Rechnung beziehen. Abrechnungen zwischen Organisationen erfolgen selten in Form von Bargeld.

Stufe 3. Erhalt von Waren oder Dienstleistungen

Es ist unbedingt zu bestätigen, dass die Ware tatsächlich eingegangen ist und die Dienstleistung erbracht wurde. Ohne diese wird Ihnen das Finanzamt keine Ermäßigung der Steuer auf ausgegebenes Geld gestatten. Empfang bestätigen:

• Frachtbrief - für Waren;
• Kaufbeleg – wird normalerweise in Verbindung mit einem Kassenbeleg ausgestellt oder wenn das Produkt von einem einzelnen Unternehmer verkauft wird;
• Bescheinigung über die ausgeführten Arbeiten/erbrachten Dienstleistungen.

Obligatorische Primärdokumente

Trotz der Variabilität der Transaktionen gibt es eine Liste obligatorischer Dokumente, die für jede Art von Transaktion erstellt werden:

• Vertrag;
• überprüfen;
• strenge Meldeformulare, Registrierkasse, Kaufbeleg;
• Rechnung;
• Bescheinigung über die ausgeführten Arbeiten (erbrachte Dienstleistungen).

Vereinbarung

Bei der Durchführung einer Transaktion kommt mit dem Auftraggeber ein Vertrag zustande, der alle Einzelheiten der bevorstehenden Geschäftsabwicklung regelt: Zahlungsmodalitäten, Warenversand, Fristen für die Erbringung von Arbeiten oder Bedingungen für die Erbringung von Dienstleistungen.

Der Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien. Idealerweise sollte jeder Transaktion ein separater Vertrag über die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen beigefügt sein. Bei langfristiger Zusammenarbeit und der Durchführung ähnlicher Operationen kann jedoch eine allgemeine Vereinbarung geschlossen werden. Die Vereinbarung wird in zweifacher Ausfertigung mit Stempel und Unterschriften beider Parteien erstellt.

Für einige Transaktionen ist kein schriftlicher Vertrag erforderlich. Ein Kaufvertrag kommt beispielsweise in dem Moment zustande, in dem der Käufer ein Bargeld oder einen Kaufbeleg erhält.

Eine Rechnung zur Zahlung

Eine Rechnung ist eine Vereinbarung, in der ein Lieferant den Preis seiner Waren oder Dienstleistungen festlegt.

Der Käufer akzeptiert die Vertragsbedingungen durch die entsprechende Zahlung. Die Form der Zahlungsrechnung ist nicht streng geregelt, daher hat jedes Unternehmen das Recht, eine eigene Form dieses Dokuments zu entwickeln. In der Rechnung können Sie die Bedingungen der Transaktion angeben: Bedingungen, Benachrichtigung über die Vorauszahlung, Zahlungs- und Liefermodalitäten usw.

Gemäß Artikel 9-FZ „Über die Rechnungslegung“ sind für dieses Dokument die Unterschrift des Direktors oder Hauptbuchhalters und das Siegel nicht erforderlich. Sie sollten jedoch nicht vernachlässigt werden, um Fragen seitens der Gegenparteien und des Staates zu vermeiden. Mit der Rechnung können Sie keine Ansprüche an den Lieferanten stellen – sie legt lediglich den Preis des Produkts oder der Dienstleistung fest. Gleichzeitig bleibt dem Käufer das Recht vorbehalten, im Falle einer ungerechtfertigten Bereicherung des Lieferanten eine Rückerstattung zu verlangen.

Zahlungsdokumente: Kassenbelege, strenge Meldeformulare (SSR)

Mit dieser Gruppe von Primärdokumenten können Sie die Tatsache der Zahlung für die gekauften Waren oder Dienstleistungen bestätigen.

Zu den Zahlungsbelegen zählen Verkaufs- und Kassenbelege, Finanzberichte, Zahlungsaufforderungen und Bestellungen. Der Käufer kann die Bestellung von der Bank erhalten, indem er per Banküberweisung bezahlt. Bei Barzahlung erhält der Käufer vom Lieferanten einen Kassen- oder Warenbeleg.

Frachtbrief oder Kaufbeleg

Kaufbelege werden, wie oben erwähnt, beim Verkauf von Waren an Privatpersonen oder durch die Privatpersonen selbst ausgestellt.

Rechnungen dienen in erster Linie juristischen Personen dazu, die Freigabe/den Verkauf von Waren oder Lagerbeständen und deren weiteren Eingang beim Kunden zu registrieren.

Die Rechnung muss in zweifacher Ausfertigung erstellt werden. Die erste Kopie verbleibt beim Lieferanten als Bestätigung der Warenübergabe, die zweite Kopie wird an den Käufer übergeben.

Die Daten auf der Rechnung müssen mit den Nummern auf der Rechnung übereinstimmen.

Die für die Warenfreigabe zuständige Person muss die Rechnung mit ihrer Unterschrift und dem Siegel der Organisation versehen. Der Warenempfänger ist außerdem verpflichtet, den Lieferschein zu unterzeichnen und mit einem Siegel zu versehen. Die Verwendung einer Faksimile-Signatur ist zulässig, muss jedoch im Vertrag festgehalten werden.

Bescheinigung über erbrachte Leistungen (ausgeführte Arbeiten)

ist ein zweiseitiges Primärdokument, das die Tatsache einer Transaktion, die Kosten und den Zeitpunkt von Dienstleistungen oder Arbeiten bestätigt.

Das Gesetz wird vom Auftragnehmer seinem Auftraggeber auf der Grundlage der Ergebnisse der Erbringung von Dienstleistungen oder ausgeführten Arbeiten ausgestellt. Dieses Primärdokument bestätigt die Übereinstimmung der erbrachten Leistungen (geleisteten Arbeiten) mit den Bedingungen des abgeschlossenen Vertrages.

Rechnung

Eine Rechnung ist ein Dokument, das ausschließlich zur Kontrolle der Mehrwertsteuerbewegung benötigt wird. Rechnungen werden in der Regel zusammen mit Lieferscheinen oder Akten ausgestellt. Für Anzahlungen liegen Rechnungen vor.

Dieses Primärdokument ist streng geregelt. Er enthält:

• Informationen über die Höhe der Mittel;
• Texturteil.

Eine Rechnung ist die Grundlage für die Anerkennung der ausgewiesenen Mehrwertsteuerbeträge zum Abzug. Alle Unternehmen, die Mehrwertsteuer zahlen, sind verpflichtet, diese auszustellen.

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