Бухучет инфо. Учет денежных документов через подотчетное лицо (нюансы) Денежные документы в 1с 8.3 бухгалтерия

Бухгалтера очень часто встречаются с необходимостью создания авансовых отчетов при расчетах наличными с сотрудниками. Данный документ необходим для подтверждения израсходованной суммы либо денежных документов, выданных сотруднику ранее.

Приведем простой пример. Сотрудника и выдали определенную сумму на покупку билета. По возвращении он предоставляет этот билет бухгалтеру для того, чтобы подтвердить, сколько денег он израсходовал фактически. Затем бухгалтер на его основании делает авансовый отчет.

Можно привести еще множество примеров. Это покупка материалов, товаров (канцтовары, хоз. инвентарь и пр.), плата за , суточные, почтовые расходы и многое другое.

В этой статье мы рассмотрим инструкцию по шагам создание авансового отчета в 1С 8.3 и приведем образец его заполнения.

Выдача денежных средств

Первым делом сотруднику выдаются деньги или денежные документы. Оформить данную операцию в 1С 8.3 можно через кассовые документы и денежные документы соответственно. Они находятся в разделе «Банк и касса».

Кроме приведенных выше способов можно воспользоваться списанием с расчетного счета, но в нашем примере данный вариант рассматриваться не будет, потому что данный вид операции чаще встречается с наличным, а не безналичным расчетом.

Ниже приведен пример выдачи наличных подотчетному лицу. Он формирует проводки по счетам Дт 71.01 – Кт 50.1. Счет учета подставляется , но его можно изменить при заполнении документа.

Данный документ так же используется в тех случаях, когда произошел перерасход выданных средств. Проще говоря, сотруднику выдали 1000 рублей, а он потратил с разрешения руководителя 1500 рублей. Разницу в 500 рублей следует оформить выдачей наличных.

Оформление авансового отчета в 1С

Оформление данного документа практически одинаково как в версии 3.0 (8.3), так и в 2.0 (8.2), поэтому эта статья подойдёт всем.

Чтобы сделать новый авансовый отчет, нужно в меню «Банк и касса» и выберите пункт «Авансовые отчеты». В открывшейся форме списка нажмите на кнопку «Создать».

Сначала необходимо выбрать сотрудника, на которого оформляется документ и подразделение.

На первой вкладке перечисляются те документы, по которым сотрудник получил эти денежные средства. Валюта и сумма подставится автоматически.

Вкратце рассмотрим содержимое остальных вкладок:

На вкладке «Товары» указывается список ТМЦ, которые были приобретены подотчетным лицом. При указании счетов учета по данным товарам сформируются проводки по поступлению.
Третья вкладка содержит данные о возвратной таре, которую сотрудник получил от поставщика.
Вкладка «Оплата» содержит данные о суммах, которые заплатили поставщики за ранее приобретенные товары, предоплата.
На вкладке «Прочее» указываются иные расходы. В нашем случае мы отчитаемся именно на этой вкладке.

Перед печатью нужно провести документ. Печатная форма данного документа находится в меню «Печать» — «Авансовый отчет (АО-1)».

Как мы можем увидеть в печатной форме и в нижней части формы документа, у данного сотрудника получился перерасход.

Это означает то, что он истратил больше денежных средств, чем ему выдали изначально. В нашем примере разница в 100 рублей будет отражена на счете 71.01. Как было ранее указано, что разницу в суммах необходимо вернуть сотруднику при помощи документа кассового документа выдачи наличных.

Смотрите также видео инструкцию по заполнению авансового отчета в 1С:

«Денежные документы», поступление денежных документов и их выдача в программе 1С 8.3 Бухгалтерия

Что такое денежные документы? Денежные документы – это документы, которые организация уже приобрела, но услуги по ним со стороны поставщика еще не оказаны. Эти документы оплачены и хранятся в кассе предприятия. Учет денежных документов ведется на счете 50.03.

К денежным документам относятся талоны на приобретение ГСМ, почтовые марки, путевки, талоны на питание, авиа и железнодорожные билеты и так далее.

Поступление денежных документов в 1С 3.0

Чтобы оформить поступление денежных документов, в программе существует документ «Поступление денежных документов».

Создадим и заполним его. Заходим в меню 1С «Банк и касса» и нажимаем на ссылку «Поступление денежных документов». Таким образом, мы перейдем к списку документов поступления. В окне со списком нажимаем кнопку «Создать».

Переходим к заполнению реквизитов документа. Закладка «От кого»:

Счет учета устанавливается по умолчанию автоматически, организацию выбираем из списка справочника «Организации» (если их несколько).

Теперь нужно указать, от кого происходит поступление. Это зависит от вида операции. Если вид операции «Поступление от поставщика», нужно в поле «Контрагент» выбрать поставщика денежных документов. Если вид операции «От подотчетного лица», указываем подотчетное лицо – сотрудника организации. Есть еще вид операции «Прочее». В этом случае в поле «Принято от» нужно выбрать либо физическое лицо из справочника, либо вписать туда поставщика вручную (для печати).

Счет кредита указываем вручную. Например, 76.09 «Прочие расчеты с дебиторами и кредиторами». Если вид операции «Прочее», нужно еще указать субконто данного счета.

Перейдем на закладку 1С 8.3 «Денежные документы». Здесь с помощью кнопки «Добавить» вводим список денежных документов, которые к нам поступают.

Для хранения списка номенклатуры денежных документов, в отличии привычного всем справочника «Номенклатура«, в программе создан отдельный справочник. Он так и называется «Номенклатура денежных документов».

Нажав кнопку «Добавить», попадаем в него. Это следует помнить, так как бывают случаи, когда заносят денежные документы в справочник «Номенклатура», а потом при заполнении документа не могут их найти.

Выбираем денежный документ, указываем количество и стоимость единицы:

Документ заполнен. Проведем его и посмотрим, какие проводки он сформировал. Нажимаем кнопку «Провести».
Если проведение прошло успешно, нажимаем кнопку дебет кредит чтобы посмотреть проводки, которые сформировала нам программа 1С:

Как видно, проводки сформировались верно - от поставщика (76.09) на счет денежных документов (50.03).

Выдача денежных документов

Заходим в меню 1С «Банк и касса», нажимаем на ссылку «Выдача денежных документов». В форме списка нажимаем кнопку «Создать».

Создание документа «Выдача денежных документов» мало чем отличается от документа поступления. Так же указываем вид операции (здесь по умолчанию стоит «Выдача подотчетному лицу»), организацию и прочие реквизиты:

На закладке «Денежные документы» выбираем нужные позиции номенклатуры.

Проводим документ и смотрим проводки:

Дебет 71.01, кредит 50.03.

Напоследок, счет 50.03 единственный счет из группы «Касса», который имеет признак количественного учета. Поэтому в отчетах мы можем видеть остатки и обороты по этому счету в количественно – суммовом выражении.

По материалам: programmist1s.ru

В программе 1С Бухгалтерия 8 редакция 2.0 разработаны специализированные документы: Поступление денежных документов и Выдача денежных документов. Для аналитического учета по счету 50.03 "Денежные документы" используется одноименный справочник. Поступление и выбытие денежных документов отражаются в специализированном отчете – Отчет о движении денежных документов. Все перечисленные объекты программы находятся в колонке главного меню, а так же на закладке панели функций с названием "Касса".

В этой статье мы рассмотрим пример одного из возможных вариантов учета талонов на горюче-смазочные материалы (ГСМ).

Например.
Организация "Рассвет" заключила договор купли-продажи ГСМ с автозаправочной станцией (АЗС). Условиями договора предусмотрено, что право собственности на ГСМ переходит к покупателю в момент заправки автотранспортных средств топливом.

В декабре 2010 года организация перечисляет АЗС предварительную оплату в счет предстоящей поставки ГСМ в сумме 23,600 рублей (в том числе НДС 3,600 рублей) и получает 100 талонов номинальной стоимостью 236 рублей. Водителям было выдано 30 талонов, все талоны были израсходованы. АЗС было отпущено 300 литров бензина на сумму 7,080 рублей (в том числе НДС 1,080 рублей), счет-фактура от АЗС поступил 31.12.2010 года. Согласно путевым листам, количество фактически израсходованного топлива составляет 250 литров.

Бухгалтерский учет талонов на ГСМ зависит от вида талона и момента перехода права собственности на топливо. Считается, что оплаченные талоны на ГСМ, содержащие стоимостную оценку, должны учитываться на счете 50.03 "Денежные документы".

Как мы уже говорили, для аналитического учета денежных документов используется специальный справочник, в котором заполняется наименование денежного документа, его вид, и может указываться номинальная стоимость.

Пример заполнения справочника Денежные документы приведен на рис. 1.

Рисунок 1.

Перечислим суммы предварительной оплаты АЗС.
Перечисление безналичных денежных средств отражается в программе с помощью документа Списание с расчетного счета. Создается документ в журнале Банковские выписки при получения выписки с расчетного счета, отражающей перечисление денежных средств АЗС. Так как в документе конфигурации предусмотрено использование договора только с видом Прочее , нам придется в документе Списание с расчетного счета использовать операцию Прочие расчеты с контрагентами . Укажем получателя – АЗС и перечисленную сумму – 23,600 рублей. Создадим договор с контрагентом с видом Прочее . Так как мы отражаем предоплату в счет будущих поставок ГСМ, то счет расчетов укажем 60.02 "Расчеты по авансам выданным" и статью движения денежных средств выберем Оплата товаров, работ, услуг и иных оборотных активов .

Пример заполнения документа Списание с расчетного счета и его проводка представлены на рис. 2.

Рисунок 2.

Если организация получила счет-фактуру на аванс от АЗС (в соответствии с п. 12 ст. 171 НК РФ , налогоплательщик имеет право принимать к вычету НДС по выплаченному авансу, но для этого он должен получить от поставщика счет-фактуру на аванс), его надо зарегистрировать в программе. Документ Счет-фактура полученный на выданный аванс удобно сформировать на основании документа Списание с расчетного счета .

Отразим поступление талонов на ГСМ по их стоимостному выражению. Для этого воспользуемся документом Поступление денежных документов с операцией Поступление от поставщика .

Принятие к учету талонов на ГСМ производится по стоимости с НДС, так как в данный момент отсутствуют расчетные первичные документы, в которых была бы указана сумма НДС. На этом этапе есть только акт приема-передачи талонов.

На закладке От кого укажем контрагента – АЗС , договор – Договор на талоны , счет расчетов выберем 60.01 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

На закладке Денежные документы укажем денежный документ Талон АИ-95 , количество и сумму.
При проведении документ сформирует проводку и оприходует на счет 50.03 "Денежные документы" 100 талонов на ГСМ на сумму 23 600 рублей.
У документа есть печатная форма – Приходный ордер.
Пример заполнения документа Поступление денежных документов и его проводки представлены на рис. 3.

Рисунок 3.

Документ не производит зачет аванса (нет такой функции). Совершенно справедливо, так как мы произвели предоплату за ГСМ, а получили пока только талоны – право на получение ГСМ от поставщика.
Выдадим талоны на ГСМ нашим водителям: Иванову и Петровой. Для этой цели воспользуемся документом Выдача денежных документов с операцией Выдача подотчетному лицу .

На закладке документа Кому укажем подотчетное лицо, а на закладке Денежные документы талон на ГСМ и его количество (Иванову выдали 20 талонов, а Петровой выдали 10 талонов). У документа есть печатная форма – Расходный ордер.
При проведении документ спишет выданные талоны с кредита счета 50.03 "Денежные документы" в дебет счета 71.01 "Расчеты с подотчетными лицами".
Пример заполнения документа Выдача денежных документов и его проводки (для водителя Иванова) показаны на рис.4. Аналогично оформим выдачу талонов на ГСМ водителю Петровой.

Рисунок 4.

В программе разработан Отчет по движению денежных документов . Сформировать отчет можно из меню и на закладке Касса . Сформированный отчет за 9 декабря 2010 года показан на рис. 5.

Рисунок 5.

Водители израсходовали талоны на ГСМ – залили бензин в баки автомобилей. Отразим стоимость ГСМ, залитых в баки автомобилей, и сумму НДС со стоимости ГСМ, согласно авансовым отчетам водителей. Для этого воспользуемся документом Авансовый отчет .

В "шапке" документа укажем отчитывающееся подотчетное лицо. На закладке документа Авансы выберем соответствующий документ Выдача денежных документов , которым бала оформлена выдача талонов на ГСМ подотчетному лицу. На закладке Товары укажем полученный подотчетным лицом бензин, его количество, сумму, ставку НДС, счет учета ГСМ и счет учета предъявленного поставщиком НДС.

При проведении документа сформируются бухгалтерские проводки: с кредита счета 71.01 на счет 10.03 "Топливо" оприходуется бензин, а на счет 19.03 "НДС по приобретенным МПЗ" выделится сумма НДС, предъявленного поставщиком.

Пример заполнения документа Авансовый отчет и его проводки (для Иванова) показаны на рис.6. Аналогично оформим Авансовый отчет водителя Петровой. Обратите внимание, так как мы не указали на закладке Товары счет-фактуру полученный от поставщика (его еще нет), в проводке по счету 19.03 отсутствует второе субконто.

Рисунок 6.

31.12.10 поставщик АЗС предъявил счет-фактуру на отгруженное топливо.
Для принятия к вычету НДС (на основании счета-фактуры, полученного от АЗС) и формирования записи в книгу покупок воспользуемся документом Отражение НДС к вычету .

Для того, чтобы документ сформировал запись непосредственно в книгу покупок, установим флажок Использовать как запись книги покупок . Для формирования проводки по принятию НДС к вычету в бухгалтерском учете установим флажок Формировать проводки . В "шапке" документа выберем контрагента и договор, а в табличной части на закладке Товары и услуги укажем НДС, который хотим принять к зачету.

При проведении документа сформируется проводка по принятию НДС к вычету и запись в регистр накопления НДС Покупки (книга покупок).
Нам придется корректировать операцию документа. Поэтому откроем результат проведения документа (пиктограмма Дт/Кт) и установим флажок Ручная корректировка . На закладке Бухгалтерский и налоговый учет по кредиту счета 19.03 удалим второе субконто (вспомните документ Авансовый отчет ) и кнопкой "ОК" подтвердим свою корректировку.

В "подвале" документа необходимо зарегистрировать полученный от поставщика счет-фактуру: указать входящий номер, входящую дату и провести.
Пример заполнения документа Отражение НДС к вычету и его проводки после корректировки показаны на рис.7.

Рисунок 7.

Для зачета аванса поставщику в части поступившего топлива воспользуемся документом Корректировка долга с операцией Проведение взаимозачета .
Выберем контрагента и с помощью кнопки Заполнить заполним табличную часть документа. В графе Сумма укажем сумму зачета аванса (в нашем примере 7 080 руб. – стоимость полученного топлива с НДС) и проведем документ.
Пример заполнения документа Корректировка долга и результат его проведения показаны на рис.8.

Рисунок 8.

В конце месяца документом Требование-накладная спишем стоимость фактически израсходованных ГСМ согласно данным путевых листов.
В нашем примере было израсходовано 250 литров бензина АИ-95. Например, ГСМ были израсходованы на общехозяйственные нужды.
На закладке документа Материалы укажем количество израсходованного топлива, а на закладке Счет затрат выберем счет 26 "Общехозяйственные расходы" и обязательно заполним аналитику счета: подразделение и статью затрат.
Пример заполнения документа Требование-накладная и его проводка в бухгалтерском учете показаны на рис.9.

Рисунок 9.

Данную статью я хочу посвятить разделу 1С 8.3 — «Денежные документы», а именно поступление денежных документов и их выдача.

К денежным документам относятся талоны на , почтовые марки, путевки, талоны на питание, авиа- и железнодорожные билеты и так далее.

Поступление денежных документов в 1С 3.0

Создадим и заполним его. Заходим в меню 1С « и » и нажимаем на ссылку «Поступление денежных документов». Таким образом, мы перейдем к списку документов поступления. В окне со списком нажимаем кнопку «Создать».

Переходим к заполнению реквизитов документа. Закладка «От кого»:

Теперь нужно указать, от кого происходит поступление. Это зависит от вида операции. Если вид операции «Поступление от поставщика», нужно в поле « » выбрать поставщика денежных документов. Если вид операции «От подотчетного лица», указываем подотчетное лицо – сотрудника организации. Есть еще вид операции «Прочее». В этом случае в поле «Принято от» нужно выбрать либо физическое лицо из справочника, либо вписать туда поставщика вручную (для печати).

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Замечу, что для хранения списка номенклатуры денежных документов в отличие привычного всем справочника « » в программе создан отдельный справочник. Он так и называется: «Номенклатура денежных документов». Нажав кнопку «Добавить», именно в него мы и попадаем. Это следует помнить, так как бывают случаи, когда заносят денежные документы в справочник «Номенклатура», а потом при заполнении документа не могут их найти.

Выбираем денежный документ, указываем количество и стоимость единицы:

Документ заполнен. Проведем его и посмотрим, какие проводки он сформировал. Нажимаем кнопку «Провести».

Если проведение прошло успешно, нажимаем кнопку , чтобы посмотреть проводки, которые сформировала нам программа 1С:

Как видно, проводки сформировались верно — от поставщика (76.09) на счет денежных документов (50.03).

Выдача денежных документов

«Денежные документы», который включает в себя поступление денежных документов и их выдачу.

Денежными документами являются оплаченные подтверждающие документы приобретения услуг покупателем, но не оказанные поставщиком. Сюда относятся: авиа- и железнодорожные билеты, талоны на питание, путевки, почтовые марки, приобретение ГСМ и многое другое. Учитываются данные документы по счету 50.03.

Для отражения поступления денежных документов имеется специальный типовой документ «Поступление денежных документов». Рассмотрим создание и заполнение. Переходим на вкладку меню «Банк и касса» и выбираем пункт «Поступление денежных документов».

Попадаем в журнал. Для формирования нового документа жмем клавишу «Создать»:

В шапке заполняем поля:

Вид операции может быть:

Поступление от поставщика.

От подотчетного лица.

Входящий номер – берем из оригинала документа.

Счет учета – проставляется автоматически на основании вида операции.

Организация – выбираем из справочника.

Вкладка «От кого» заполняется в зависимости от выбранного вида операции:

«Поступление от поставщика» - в поле «Контрагент» указываем организацию-поставщика денежных документов.

«От подотчетного лица» - выбираем из справочника сотрудника.

«Прочее» - заполняется только поле «Принято от», указываем вручную физическое лицо или организацию-поставщика. Это нужно для печати.

Поле «Счет расчетов» заполняется в ручном режиме, путем выбора счета из справочника. К примеру, 76.09 «Прочие расчеты с дебиторами и кредиторами». При указанном виде операции «Прочее», необходимо добавить субконто данного счета.

Вкладка «Денежные документы» содержит перечень всех поступающих документов. Заполнение происходит через клавишу «Добавить».

Обратите внимание, список наименований денежных документов хранится в отдельном специальном справочнике «Номенклатура денежных документов».

При нажатии на клавишу «Добавить» попадаем именно в этот справочник. Иногда бывает, что при создании нового денежного документа, ошибочно заносят в справочник «Номенклатура», а впоследствии не могут найти. Далее указываем денежный документ, количество и цену:

Теперь можно документ провести и посмотреть сформировавшиеся проводки через нажатие клавиши «Дт/Кт»:

Можно увидеть поступление денежных документов от поставщика (76.09) на счет учета денежных документов (50.03). Чтобы отразить выдачу денежных документов переходим на вкладку меню «Банк и касса» и выбираем пункт «Выдача денежных документов».

Для формирования нового документа жмем клавишу «Создать». Заполнение документа «Выдача денежных документов» не имеет отличий от заполнения документа поступления. Аналогичным образом выбираем вид операции (по умолчанию может стоять «Выдача подотчетному лицу»), указываем организацию и другие реквизиты.