Muster-Leitfaden. Reisehinweise. Führen eines Tagebuchs über Reisedokumente

Jedes Unternehmen muss Frachtbriefe für die Durchführung von Gütertransporten ausstellen, unabhängig davon, ob es sich um sein Eigentum handelt oder ob es es mietet. Der Gutschein ist das wichtigste Dokument zur Abrechnung von Treibstoff- und Lohnausgaben und gehört auch zu den Formularen, die Kfz-Inspektoren bei der Fahrzeugkontrolle benötigen.

Die obligatorische Form des Frachtbriefs ist gesetzlich nicht vorgesehen. Das Unternehmen hat das Recht, das Formular nach seinen eigenen Bedürfnissen selbstständig zu entwickeln.

Es gibt jedoch zwei Arten davon: das branchenübergreifende Standardformular 4 s und , das ein Unternehmen bei der Erstellung von Primärdokumenten für Transportvorgänge verwenden kann.

Sie unterscheiden sich in der Art und Weise, wie die Bezahlung für Transportleistungen berechnet wird. Das LKW-Frachtbriefformular 4-c wird verwendet, wenn Akkordindikatoren zur Berechnung verwendet werden, das zweite Formular wird bei einem zeitbasierten Zahlungssystem verwendet.

Der Frachtbrief für einen LKW wird von verantwortlichen Personen im Unternehmen für einen Tag oder eine Schicht ausgestellt. Der Mechaniker, der medizinische Prüfer vor der Fahrt, der Disponent, der Tankwächter und der Fahrer des Fahrzeugs müssen ihre Noten eintragen.

Musterausfüllung des LKW-Frachtbriefs

Schauen wir uns ein Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs an.

Vorderseite

Das Unternehmen drückt ihm seinen Firmenstempel auf. Das Dokument muss eine Nummer haben, die bei der Eintragung in ein Sonderjournal ermittelt wird, sowie das Datum der Fertigstellung.

Füllen Sie den Code bei Bedarf mit der Betriebsart, den Spalten und den Teams aus. Geben Sie als Nächstes die Marke und den Typ des Lkw, seine Zustandsnummer und die Werkstattkennung an.

Der vollständige Name steht unten. den Fahrer, seine Personalnummer und Angaben zu seinem Führerschein.

Wird für den Transport ein Anhänger verwendet, werden hierfür in den entsprechenden Feldern ähnliche Angaben wie für ein Pkw eingetragen.

In der ersten Tabelle rechts werden Daten zur Arbeit des Fahrers und des Transports erfasst. Hier werden das geplante und tatsächliche Datum und die tatsächliche Abfahrts- und Ankunftszeit sowie Tachostände eingegeben. In den folgenden Spalten sind die Art und der Code des verwendeten Kraftstoffs, die eingefüllte Kraftstoffmenge sowie der Tagesbeginn und -ende angegeben. In derselben Tabelle müssen Sie Informationen über die Betriebsbedingungen der Maschine (Koeffizienten) und die verwendete Sonderausrüstung wiedergeben. Diese Daten werden von allen Verantwortlichen bestätigt.

Als nächstes gibt der Dispatcher Informationen über die Aufgabe ein, die der Fahrer erledigen muss. Dazu gehören der Name des Unternehmens, dem das Fahrzeug zur Verfügung steht, die Adresse und Lieferzeit, die Art der transportierten Ladung, die Anzahl der Fahrer, Kilometerstand und Tonnage. Anschließend ermittelt der Verantwortliche durch Berechnung die benötigte Treibstoffmenge, trägt diese in die entsprechende Zeile ein und bestätigt die Angaben mit seiner Unterschrift.

Vor der Abfahrt zur Warteschlange muss der Sanitäter den Fahrer untersuchen und die Genehmigung stempeln.

Der Mechaniker prüft bei der Aus- und Rückgabe den technischen Zustand des Fahrzeugs. Die Übergabe des Wagens von ihm an den Fahrer und zurück erfolgt durch Übergabeunterschriften.

IN Abschnitt „Besondere Hinweise“ Es werden Informationen über den Unfall, die Schulung des Verkehrssicherheitsinspektors, Reparaturen usw. erfasst.

Rückseite

Auf der Rückseite macht sich der Fahrer oder Vertreter der Kundenorganisation Notizen über den Fortschritt der Aufgabe: Wann und wo das Auto angekommen ist, Anzahl und Nummern der Begleitpapiere. Es empfiehlt sich, alle diese Daten mit Siegeln und Unterschriften der verantwortlichen Personen der Gegenparteien zu beglaubigen. Die Tabelle wird vom Disponenten und vom Fahrer bestätigt.

Auftretende Ausfallzeiten werden nachfolgend aufgeführt. Es werden Angaben über Ursache, Art und Dauer erfasst und die Unterschriften der verantwortlichen Personen angebracht.

In der unteren Tabelle trägt der Disponent die Ergebnisse des Kraftstoffverbrauchs ein, die bei der Anwendung von Normen und auf der Grundlage der Tatsache des Kraftstoffverbrauchs berechnet wurden. Anschließend wird die Betriebszeit der Maschine mit Aufschlüsselung nach Zeitraum angezeigt. Die folgenden Spalten geben die Anzahl der Fahrten und Einfahrten in die Garage an. Ermittelt wird die vom Auto gefahrene Kilometerzahl, wenn ein Anhänger vorhanden war, dann auch dieser. Hier wird die Gesamtkilometerleistung und die Beladung angezeigt.

Es werden Daten über die von der Maschine und den Anhängern transportierte Ladungsmenge erfasst und der Indikator Tonnen*km ermittelt, auf dessen Grundlage Rechnungen an Kunden ausgestellt werden. Dieser Abschnitt wird vom Taxifahrer bestätigt.

Nachfolgend werden als Referenz Daten zu den Codes von Automarken und Anhängern erfasst und der Indikator für die Betriebstage des Autos ausgefüllt.

Nuancen

Die Verantwortung für die korrekte Ausführung des Frachtbriefs liegt zunächst beim Geschäftsführer des Unternehmens, dann bei den Beamten – dem Mechaniker, dem Disponenten und dem Fahrer selbst.

Pkw-Frachtbrief: Muster

Der Gutschein enthält Pflichtfelder, die die wesentlichen Details angeben. Also die Details:

Name des Dokuments
Datum der Dokumenterstellung
Name der Organisation, die das Dokument ausgestellt hat
Das Wesen der Wirtschaftsfunktion
Bewertung des wirtschaftlichen und monetären Äquivalents
Daten der verantwortlichen Personen
Unterschriften der verantwortlichen Personen

Einträge auf der Vorderseite des Gutscheins

Auf der Vorderseite des Gutscheins sind die persönlichen Daten des Fahrzeugs, des Fahrers und des Unternehmens angegeben. Nämlich:

Nummer. Dies ist eine eindeutige Nummer, die in einer Kopie verfügbar ist. Diese Nummer wird von dem Unternehmen entwickelt, dem dieses Fahrzeug gehört.
Serie. Dieses muss ausgefüllt werden, wenn es sich um ein gedrucktes Exemplar handelt.
Gültigkeitsdatum des Frachtbriefes. Der Gutschein ist maximal 1 Monat gültig. In Fällen, in denen der Frachtbrief für 2-3 Tage ausgestellt wird, müssen Sie das genaue Datum angeben. Zum Beispiel 05.11.16-07.11.16.
Organisation. Hier müssen Sie den Namen und den Standort des Unternehmens sowie dessen Telefon-/Faxnummer angeben.
OKPO-Code. Hier wird der OKPO-Code angezeigt, d.h. Unternehmenscode, der ihm bei der staatlichen Registrierung zugewiesen wurde.
Auto machen. Die Marke des Fahrzeugs wird angegeben, und wenn es sich um ein Mietfahrzeug handelt, können Sie die Nummer des Fahrzeugmietvertrags angeben.
Zustand Nummer. Wenn das Unternehmen mehr als ein Fahrzeug in seiner Bilanz hat, geben Sie die Garagennummer ein. Sie können aber auch die Inventarnummer des Fahrzeugs eingeben.
Fahrerdetails. Der vollständige Name muss angegeben werden. Fahrer des Fahrzeugs.
Personal Nummer. Diese Nummer wird jedem Fahrzeug von dem Unternehmen zugewiesen, dem das Fahrzeug gehört.
Nummer des Fahrerdokuments. Nun, hier ist alles klar, Sie müssen nur Ihre Führerscheinnummer angeben.
Klasse. Zeigt die Fahrklasse an.
Befehl. In der Regel steht hier der Name des Unternehmens.
. Es ist notwendig, die konkrete Adresse anzugeben, an die der Transport zur Ausführung der Arbeiten gehen soll.
Abfahrtszeit. Der Zeitpunkt des Transports wird erfasst. Wenn eine Reise über einen längeren Zeitraum möglich ist, wird das Abreisedatum angegeben. Beispiel: 22.11.16.
Dispatcher. In diese Zeile schreibt der Disponent seinen vollständigen Namen. und Zeichen.
Mechaniker. Der Mechaniker muss das Fahrzeug inspizieren und wenn er keine Fragen zur Gebrauchstauglichkeit des Fahrzeugs hat, unterschreibt er die Genehmigung. Und im Gegenzug bestätigt der Fahrer mit seiner Unterschrift, dass er den Transport tatsächlich in gutem Zustand angenommen hat und keine Fragen hat.
Zeit zurück drehen. Es wird der Zeitrahmen festgelegt, innerhalb dessen das Fahrzeug in die Werkstatt zurückkehren muss.
Als nächstes schreibt der Dispatcher seinen vollständigen Namen und unterschreibt. Mit dieser Aktion bestätigt er den Zeitpunkt, zu dem das Auto in der Garage aufgetaucht ist. Gegebenenfalls werden folgende Punkte vermerkt: Ausfallzeiten, Verzögerungen, Wartezeiten etc.
Unterschrift des Fahrers. Der Fahrer bestätigt mit seiner Unterschrift, dass er ein betriebsbereites Fahrzeug erhalten hat.
Unten rechts werden detaillierte Informationen zum Kraftstoff angezeigt. Nämlich: Marke, Kraftstoffmenge. Es gibt jedoch eine Nuance: Wenn das Unternehmen über eine eigene Tankstelle verfügt, wird die Kraftstoffmenge angezeigt, wenn jedoch keine Tankstelle vorhanden ist, werden Informationen zur Tankstelle angezeigt.
Die Kraftstoffmenge vor der Abfahrt zur Leitung. Zeigt die aktuelle Kraftstoffmenge an.
Verbleibender Kraftstoff. Bei der Rückgabe des Fahrzeugs in die Werkstatt wird der verbleibende Kraftstoffstand registriert.
Kraftstoffstandard. Es wird der Kraftstoffverbrauch angegeben, der für dieses Fahrzeug vorgesehen ist.
Tachodaten nach Rückgabe. Bei der Ankunft in der Werkstatt werden die Tachowerte des Fahrzeugs aufgezeichnet. Anschließend unterschreibt und datiert der Mechaniker den Tacho und bestätigt damit, dass er alle Daten erfasst und aufgezeichnet hat.
Einsparung/Überverbrauch von Kraftstoff. Gegebenenfalls erfolgt eine Aufzeichnung.
Krankenschwester. Die Krankenschwester muss den Fahrer untersuchen und dann auf dem Frachtbrief seinen vollständigen Namen, seine Unterschrift und das Datum des Ausfüllens des Dokuments angeben. Hiermit bestätigt sie, dass sie eine routinemäßige Inspektion des Fahrzeugführers durchgeführt hat und ihm die Arbeit gestattet.
Firmenstempel.

Einträge auf der Rückseite des Pkw-Frachtbriefs

Der Frachtbrief für einen Pkw muss ohne Korrekturen ausgefüllt werden!

Das Ausfüllen eines Pkw-Frachtbriefs beschränkt sich nicht nur auf das Ausfüllen des vorderen Teils des Formulars. Wichtig sind auch die Hinweise auf der Rückseite des Gutscheins.

Nummer. Jede Transportfahrt hat eine eigene Nummer.
Kundencode. Auszufüllen, wenn kommerzielle Dienstleistungen erbracht werden.
Abfahrtsort. Name und Anschrift des Unternehmens sind angegeben.
Ankunftsort. Die Adresse, wohin das Fahrzeug fährt, wird angezeigt.
Abfahrtszeit. Bei einer eintägigen Fahrt wird das Abfahrtsdatum aus der Garage angegeben, bei einer längeren Fahrt die genaue Uhrzeit jeder Fahrt.
Ankunftszeit am Zielort. Angekommen und die Uhrzeit registriert.
Informationen zum Kilometerstand. Es ist vorzuziehen, Daten für jeden Kilometer anzugeben.
Unterschrift der verantwortlichen Person. Die Unterschrift des Fahrers, der dieses Fahrzeug gefahren hat, ist erforderlich.

Es ist zu beachten, dass das willkürliche Frachtbriefformular ausschließlich für die Personenbeförderung gilt, bei der es sich nicht um Personenbeförderung oder Güterbeförderung handelt. Für Fehler und unrichtige Angaben ist der Leiter der Organisation sowie dieser zuständig. Personal.

In diesem Video erfahren Sie, wie Sie einen Pkw-Frachtbrief richtig ausfüllen:

Jede Organisation oder jeder einzelne Unternehmer, der zur Ausübung seiner Tätigkeit Personenkraftwagen nutzt, muss genau wissen, wofür Frachtbriefe erforderlich sind, wie sie aussehen und wie sie ausgefüllt werden sollten.

Zweck von Frachtbriefen

Die Pflicht zur Ausstellung von Frachtbriefen richtet sich nach dem Bundesgesetz Nr. 259-FZ vom 8. November 2007.

Die geltende Gesetzgebung verlangt die Ausstellung von Frachtbriefen zur Kontrolle und korrekten Abrechnung der Bewegung von Kraftstoffressourcen und des Fahrpersonals. Darüber hinaus ist die Führung von Aufzeichnungen über die Ausgaben für die Nutzung von Fahrzeugen aus steuerlichen Gründen erforderlich. Daher kann der Frachtbrief sicher aufgerufen werden Hauptprimärdokument, die als Grundlage für die Überwachung der Fahrzeugkilometer, die Abschreibung von Kraftstoff, Löhnen und die Berechnung von Steuern dient.

Verhaltensregeln

Gemäß dem Beschluss des Staatlichen Statistikausschusses der Russischen Föderation vom 28. November 1997 Nr. 78 zur Ausstellung von Frachtbriefen Standardformulare werden bereitgestellt

Nr. 3 und 3-Spezial. – für Personenkraftwagen;
Nr. 4 – für ein Personentaxi;
Nr. 4-S und 4-P – für den Güterverkehr;
Nr. 6 und 6-Spezial. – für Busse.

Füllregeln Diese Formulare sind in der Verordnung des Verkehrsministeriums der Russischen Föderation vom 18. September 2008 Nr. 152 festgelegt. Diese Regeln verpflichten zur Ausstellung von Frachtbriefen für einen Tag oder eine Schicht. Wenn jedoch die Organisation einer Geschäftsreise erforderlich ist, muss der Disponent oder eine autorisierte Person gemäß der Anordnung des Managers das Abreise- und Rückkehrdatum zur Garage (Tag, Monat, Jahr) angeben. Gültigkeitszeitraum Der Frachtbrief sollte einen Kalendermonat nicht überschreiten.

Um mögliche Streitereien seitens der Aufsichtsbehörden auszuschließen, müssen Frachtbriefe vorhanden sein Tagebuch, die entsprechend nummeriert und versiegelt sein muss (einheitliches Formular Nr. 8).

Existiert eine Reihe von Details muss ausgefüllt werden:

Name („Frachtbrief“);
Datum (muss mit dem im Registrierungsprotokoll angegebenen Datum übereinstimmen);
Name der Organisation, die Fahrzeuge bereitstellt, unter Angabe der Ansprechpartner;
Marke, Zustand und Werkstattnummer des Fahrzeugs;
Angaben zum zum Führen von Fahrzeugen berechtigten Arbeitnehmer und dessen Führerscheinnummer;
Lizenzkartendaten (sofern Transportdienstleistungen einer Lizenzpflicht unterliegen);
Aufgabe für den Fahrer.

IN rechter tabellarischer Teil Auf dem Blatt sind die Kilometerdaten, die Kraftstoffbewegung und der technische Zustand des Fahrzeugs aufgeführt. Das Siegel der Organisation ist auf der Vorderseite des Formulars angebracht.

Frachtbriefe vom Disponenten vorbereitet oder eine durch die entsprechende Anordnung bevollmächtigte Person. In kleinen Organisationen werden alle Arbeiten zur Erstellung von Reisedokumenten von einem Buchhalter durchgeführt. Der Fahrer beteiligt sich nicht an der Registrierung, sondern unterschreibt lediglich die Übernahme und Übergabe des Fahrzeugs sowie den Erhalt des Frachtbriefs. Darüber hinaus wird ein neuer Gutschein erst nach Rückgabe des vorherigen Gutscheins und in einfacher Ausfertigung ausgestellt. Die Aufbewahrungsfrist für dieses Dokument beträgt 5 Jahre.

Leere Spalten und Zeilen sind nicht erlaubt!

Route auf der Rückseite des Blattes angegeben. Das Ziel (Dienstleistungserbringung) muss konkret sein und den Namen der Stadt (des Dorfes), der Straße, des Hauses angeben. Erfolgt der Transport innerhalb der Grenzen eines Ortes, müssen alle Straßen, durch die der Fahrer gefahren ist, registriert werden. Formulierungen wie zum Beispiel „Auf Weisung der Geschäftsführung“ sollten Sie jedoch nicht verwenden, da in diesem Fall nicht festgestellt werden kann, dass die Fahrten produktiver Natur waren.

Der Zweck und die Regeln für die Führung von Frachtbriefen werden in diesem Video erläutert:

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Nuancen der Füllung

Wenn die Hauptorganisation sind kein Straßentransport, dann können Sie ein kostenloses Formular des Gutscheins verwenden, es wird jedoch dennoch empfohlen, die Produktionskosten der Organisation korrekt zu erfassen, um alle oben genannten Details darin widerzuspiegeln. Darüber hinaus muss der Fahrer über die Berechtigung zum Führen des Fahrzeugs verfügen. Wenn sich herausstellt, dass die angegebenen Dokumente fehlen, können Verkehrspolizisten ein Bußgeld verhängen und das Auto auf einen beschlagnahmten Parkplatz schicken.

In Fällen, in denen ein Auto mehrere Schichten im Einsatz, dann werden für dieses Fahrzeug mehrere Gutscheine ausgestellt. Anschließend wird die Abfahrtszeit im Frachtbrief des ersten Fahrers und die Ankunftszeit in der Garage im Dokument des letzten Fahrers vermerkt. Es werden jeweils Kilometerstände abgelesen.

Ärztliche Untersuchung des Fahrers

Der Frachtbrief muss darauf hinweisen ärztlicher Untersuchungsstempel, was auf das Fehlen einer Alkohol-(Drogen-)Vergiftung, den allgemein zufriedenstellenden Gesundheitszustand und die Arbeitsbereitschaft des Fahrers hinweist. Das Fehlen eines solchen Zeichens bei einem medizinischen Personal wird von den Inspektoren als Verstoß gegen das Arbeitsschutzgesetz angesehen.

Ab dem 1. Mai 2015 sind die Anforderungen an ärztliche Untersuchungen vor und nach Flügen verschärft. Nun verpflichtet das Gesetz nicht nur Lohnfahrer, sich einer ärztlichen Untersuchung zu unterziehen, sondern auch Einzelunternehmer, die den Transport selbstständig und ohne Einschaltung von Lohnarbeitern durchführen. Die Kosten für dieses Verfahren trägt der Arbeitgeber. Wenn es beim Einzelunternehmertum aufgrund des Personalmangels keinen Sinn macht, eine Arztpraxis auszustatten, empfiehlt es sich, einen Vertrag mit einer zugelassenen medizinischen Organisation abzuschließen.

Wenn ein Verkehrspolizist das Fehlen des Stempels eines medizinischen Personals feststellt, kann dies zur Ungültigmachung des Frachtbriefs führen. In diesem Fall wird der Fahrer vom Fahren ausgeschlossen und das Auto auf den beschlagnahmten Parkplatz geschickt.

Kontrolle durch Steuerbehörden

Ungenauigkeiten in Belegen können für die Steuerbehörden ein Grund sein, sie von Dokumenten auszuschließen, die die tatsächlichen Kosten des Unternehmens bestätigen. Entscheidungen vieler Gerichte weisen zudem darauf hin, dass nur ordnungsgemäß und vollständig ausgestellte Reisedokumente als Beweis für die Nutzung von Fahrzeugen zu Produktions- und Einkommenszwecken dienen.

Abgabenordnung der Russischen Föderation enthält keine Bestimmungen zur Vereinheitlichung der Kosten für Kraft- und Schmierstoffe Um jedoch Konflikte mit Prüfern zu vermeiden, ist es besser, sich an allgemein anerkannte Kraftstoffverbrauchsnormen zu halten.

Abschließend sei daran erinnert, dass als Herstellungskosten nur wirtschaftlich gerechtfertigte und nachgewiesene Aufwendungen steuerlich anerkannt werden können. Gründe für die Verweigerung der Bereitstellung von Steuerinformationen können Ungenauigkeiten sein, die von den Aufsichtsbehörden in den Angaben der Reisedokumente festgestellt wurden.

Ein kostenloses Programm zum Ausfüllen von Frachtbriefen und die Regeln für die Arbeit damit werden in der folgenden Videolektion besprochen:

Frachtbrief ist ein Dokument, das die Kilometerleistung, den Kraftstoffverbrauch, die Route und die Kraftstoffleistung des Fahrzeugs aufzeichnet. Das Dokument ist erforderlich, um die Kosten für die Wartung der Maschine zu bestätigen.

Ein Frachtbrief für einen Personenkraftwagen ist ein Dokument, das durch einen Beschluss des staatlichen Statistikausschusses genehmigt wurde. Das Ausfüllen des genehmigten Musters ist nicht verpflichtend. Jede Organisation kann ihre eigene Vorlage entwickeln. Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs für einen Pkw 2015 kann am Ende des Artikels heruntergeladen werden.

Der Frachtbrief für einen Pkw stellt seine eigenen Anforderungen. Der Fahrer muss außerdem über Dokumente für die transportierte Ladung, einen Führerschein und eine Versicherungspolice verfügen. Liegen keine Dokumente vor, wird dem Fahrer ein Bußgeld auferlegt.

Die Form des Frachtbriefs hängt von der Art des verwendeten Transportmittels ab. Beispielsweise wird ein Frachtbrief für Personenkraftwagen entsprechend ausgefüllt Formular 0345001.

Ausfüllen eines Pkw-Frachtbriefs

Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs für einen Pkw (Vorderseite):

Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs für einen Pkw (Rückseite):

So stellen Sie einen Frachtbrief aus

Das Dokument wird vom Disponenten ausgestellt. Die Entlassung erfolgt für eine Schicht. Das folgende Dokument wird ausgestellt, sofern der Frachtbrief vom Vortag vorgelegt wurde. Wenn die Arbeit erfordert, dass das Fahrzeug länger als einen Tag unterwegs ist, wird das Dokument für die erforderliche Anzahl von Tagen ausgestellt.

Der Frachtbrief für einen Pkw wird in einer Kopie ausgefüllt und 5 Jahre lang aufbewahrt.

Daten zum Betrieb der Maschine werden vom Fahrer in das Dokument eingetragen. Für das korrekte Ausfüllen des Pkw-Frachtbriefes ist der Manager verantwortlich. Darüber hinaus liegt diese Verantwortung bei den Fahrern und denjenigen Personen, die an der Erstellung des Dokuments beteiligt sind.

So geben Sie die Details ein

Beispiel für das Ausfüllen eines Frachtbriefs für einen Pkw:

Seriennummer des Dokuments;
Datum der Ausstellung;
Siegel;
Marke und Kennzeichen des Autos

Wenn das Fahrzeug zugelassene Transportarten durchführt, wird im Dokument ein Vermerk vermerkt. Bei der Nutzung eines Autos für Verwaltungszwecke wird die Spalte „Führerschein“ nicht ausgefüllt.

Auf der zweiten Seite des Dokuments ist die Route in dieser Reihenfolge angegeben:

Reiseziel;
Abfahrtszeit;
Zeit zurück drehen;
Anzahl der Kilometer.

Diese Informationen werden zur Abschreibung der verbrauchten Kraftstoffkosten und zur Berechnung des Fahrergehalts verwendet.

Wenn der Frachtbrief keine Angaben zur Route enthält, kann der Betrieb von Maschine A nicht bestätigt werden. Jeder zu befolgende Punkt muss im Dokument vermerkt werden.

Das Dokument enthält eine Spalte „Kundencode“. Das Ausfüllen eines Frachtbriefs für einen Personenkraftwagen unter Berücksichtigung dieser Spalte erfolgt, wenn der Wagen zum Transport von Kunden oder Kunden verwendet wird.

Der Frachtbrief für einen Pkw enthält die Spalte „Ergebnis des Fahrzeugbetriebs während der Schicht“. In dieser Spalte berechnet der Buchhalter das Gehalt des Fahrers. Wenn es in einem temporären Zahlungssystem berechnet wird, gibt die Spalte die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden an. Wird der Lohn nach Akkord ermittelt, so wird der Betrag nach den zurückgelegten Kilometern berechnet. Der Buchhalter bestätigt die Lohnabrechnung mit seiner Unterschrift.

Müssen sich Autofahrer einer ärztlichen Untersuchung unterziehen?

Jede Organisation, die Autos betreibt, ist verpflichtet, vor und nach der Fahrt eine ärztliche Untersuchung der Fahrer durchzuführen. Das Gesundheitsministerium hat gemeinsam mit dem Verkehrsministerium Empfehlungen verabschiedet, die das Verfahren zur Durchführung einer ärztlichen Untersuchung und das Verfahren zur ordnungsgemäßen Organisation des Prozesses regeln.

Auf dem Frachtbrief des Pkw wird ein Stempel mit Datum und Uhrzeit der ärztlichen Untersuchung angebracht. Die Initialen des Gesundheitspersonals und seine Unterschrift sind angegeben. Der Stempel wird nur angebracht, wenn der Fahrer keine Krankheitssymptome aufweist oder alkoholisiert ist.

Eine ärztliche Untersuchung vor dem Flug kann nur von einer medizinischen Fachkraft durchgeführt werden, die über die entsprechende Lizenz verfügt. Das Fehlen eines Stempels wird als Verstoß gegen den Arbeitsschutz eingestuft.

Korrekturen

Da der Frachtbrief für einen Pkw das primäre Buchhaltungsdokument ist, können daran unter Berücksichtigung der entsprechenden Weisungen Korrekturen vorgenommen werden. Korrekturen am Dokument erfolgen im Einvernehmen mit den für den Geschäftsbetrieb Verantwortlichen. Korrekturen werden durch die Unterschrift dieser Personen bestätigt und das Datum der Korrektur angegeben. Wird beispielsweise der Kraftstoffverbrauch korrigiert, wird dies durch die Unterschrift des Mechanikers und des Fahrers bestätigt.

Wie funktioniert die Registrierung?

Der Mitarbeiter, der einen Frachtbrief für einen Pkw ausstellt, trägt diesen in ein Tagebuch ein. Blattnummer und Ausstellungsdatum müssen mit der Registriernummer im Journal übereinstimmen. Alle Daten werden nacheinander in einem speziellen Journal aufgezeichnet:

Seitenzahl;
Datum der Ausstellung;
Fahrerdetails.

Im Registrierungsprotokoll wird nach Eingabe aller Daten die Unterschrift des Disponenten und Fahrers hinterlegt.

Gründe für die Abschreibung von Kraft- und Schmierstoffen

Nachdem der Buchhalter die Frachtbriefe erhalten hat, beginnt die Überprüfung ihrer Richtigkeit. Als nächstes schreibt er den verbrauchten Kraftstoff ab. Um die Kosten für Kraft- und Schmierstoffe zu berechnen, ist es notwendig, dass auf dem Frachtbrief der Kilometerstand des Fahrzeugs und der Benzinverbrauch angegeben werden.

Wenn das Dokument während der Inspektion keine vollständigen Informationen enthält, können die Inspektoren die Ausgaben für ungültig erklären.

Information: Wenn ein Mitarbeiter sein eigenes Auto für den Bedarf der Organisation nutzt, ist die Organisation verpflichtet, ihm eine Entschädigung zu zahlen, die auch durch Frachtbriefe bestätigt wird.

Regeln für die Ausstellung von Reisetickets

Gültigkeit

Der Frachtbrief für einen Pkw wird so erstellt, dass man anhand dessen die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs beurteilen kann. Rosstat verpflichtet sich, nur für Fahrerwechsel ein Blatt auszustellen. Über einen längeren Zeitraum dient der Frachtbrief nur für Geschäftsreisezwecke.

Eine der Bestimmungen von Rosstat besagt, dass das Blatt für einen längeren Zeitraum ausgestellt werden kann. In diesem Fall muss die Organisation jedoch sicherstellen, dass die geleistete Arbeitszeit, der Kraftstoffverbrauch und die Verbrauchsmaterialien erfasst werden. Das Dokument muss auch die Ausgaben der Organisation für Kraft- und Schmierstoffe bestätigen. Wenn das Unternehmen beschließt, ein Dokument über einen längeren Zeitraum auszufüllen, muss die Entscheidung in den Rechnungslegungsgrundsätzen genehmigt werden.

Tachowerte

Der Disponent muss täglich die Tachowerte des Fahrzeugs überprüfen und protokollieren. Selbstverständlich müssen die Messwerte am Anfang des Tages mit den Messwerten am Ende des Vortages übereinstimmen. Basierend auf diesen Informationen wird die Menge des verbrauchten Kraftstoffs anhand der Kilometerleistung des Fahrzeugs ermittelt.

Körpercheck

Jeder Fahrer wird vor der Abfahrt einer ärztlichen Untersuchung unterzogen. Erst danach kann ihm die Arbeit gestattet werden. Die Ergebnisse der ärztlichen Untersuchung zeigen, dass:

Der Arbeitnehmer beschwert sich nicht über seinen Gesundheitszustand;
Der Arbeitnehmer darf keine Krankheitszeichen aufweisen;
Der Mitarbeiter darf keine Anzeichen einer Alkohol- oder Drogenvergiftung aufweisen.

Die Prüfergebnisse werden in ein Journal eingetragen.

Was hat sich seit dem 26. Februar 2017 beim Ausfüllen von Reiseformularen geändert? Ist die Ausstellung von Reisedokumenten mit dem neuen Formular im März erforderlich? Stimmt es, dass jetzt auf jedem Frachtbrief die Unterschrift eines Mechanikers erforderlich ist, aus der hervorgeht, dass eine Inspektion eines Autos oder LKWs vor der Fahrt durchgeführt wurde? Wie sind Änderungen seit dem 15. Dezember 2017 in Reisedokumenten zu berücksichtigen? In diesem Artikel finden Sie Antworten auf diese und weitere Fragen und können auch Formulare für neue Reiseformen herunterladen.

Frachtbriefformulare

Im Jahr 2017 kann eine Organisation oder ein Einzelunternehmer Folgendes gründen und nutzen:

oder einheitliche Formen von Frachtbriefen (genehmigt durch das Dekret des Staatlichen Statistikausschusses Russlands vom 28. November 1997 Nr. 78);
unabhängig entwickelte Formen von Frachtbriefen.

Wenn einheitliche Musterfrachtbriefe einem Unternehmen oder Einzelunternehmer plötzlich nicht mehr passen (z. B. wenn sie „zusätzliche“ Angaben enthalten oder keine notwendigen Angaben vorhanden sind), können Sie eigenständig Frachtbriefformen entwickeln. In diesem Fall müssen Sie jedoch berücksichtigen, dass das unabhängig entwickelte Formular alle obligatorischen Angaben enthalten muss, die in Abschnitt II der Verordnung Nr. 152 des russischen Verkehrsministeriums vom 18. September 2008 vorgesehen sind.

Frachtbriefe werden benötigt, um den Produktionscharakter von Fahrten zu bestätigen und Kraftstoff, Ersatzteile und Entschädigungen für die Nutzung persönlicher Transportmittel in der Steuerbuchhaltung abzuschreiben.

Neue Pflichtangaben ab 26. Februar

Ab dem 26. Februar hat das Verkehrsministerium die Liste der obligatorischen Angaben des Frachtbriefs erweitert (Beschluss des russischen Verkehrsministeriums vom 18. Januar 2017 Nr. 17). Ab diesem Datum ist es notwendig, vor der Fahrt einen Vermerk auf dem Frachtbrief anzubringen, um den technischen Zustand des Fahrzeugs zu überprüfen. Der Mechaniker muss Datum und Uhrzeit der Fahrzeuginspektion, Unterschrift, Nachname und Initialen angeben. Bisher konnten solche Markierungen auch angebracht werden, dies war jedoch überhaupt nicht notwendig. So gehören ab dem 26. Februar 2017 zu den verpflichtenden Angaben der eigenständig erstellten Reiseblätter:

Titel - Frachtbrief;
Nummer;
Gültigkeit;
Angaben zum Besitzer des Autos;
Maschinentyp und -modell;
Staatliches Kennzeichen des Autos;
Kilometerstände beim Verlassen der Garage und beim Betreten der Garage;
Datum und Uhrzeit des Verlassens und Betretens der Garage;
Unterschrift und vollständiger Name ein Mitarbeiter, der den Kilometerstand, das Datum und die Uhrzeit auf dem Blatt einträgt;
VOLLSTÄNDIGER NAME. Treiber;
Datum und Uhrzeit der ärztlichen Untersuchung des Fahrers vor und nach der Fahrt;
Stempel, Unterschrift und vollständiger Name. ein medizinischer Fachmann, der eine ärztliche Untersuchung durchführt;
Ein Hinweis zur Prüfung des technischen Zustands des Fahrzeugs vor Fahrtantritt mit Datum und Uhrzeit;
Unterschrift und vollständiger Name Kontrolle über den technischen Zustand der Maschine.

Das Bundesgesetz Nr. 259-FZ vom 8. November 2007 regelt die Pflicht zur Ausstellung von Frachtbriefen. Daher ist es verpflichtend, diesen Primärbericht für folgende Personengruppen zu erstellen:

Unternehmen, die Passagiere mit Kleinbussen innerhalb der Stadt und der Vororte befördern.
Transportunternehmen, die den Personentransport zwischen Städten durchführen.
Unternehmen, die sich auf den Straßentransport von Gütern und Gepäck spezialisiert haben.
Transportunternehmen, deren Aktivitäten mit anderen Arten des öffentlichen Bodenverkehrs (Straßenbahnen und Oberleitungsbusse) zusammenhängen.

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Ab dem 26. Februar 2017 müssen Sie Ihre Frachtbriefe möglicherweise nicht mehr mit einem Siegel oder Stempel versehen. Es gibt genügend Informationen über den Besitzer des Autos. Dabei handelt es sich um den Namen, die Adresse und die Telefonnummer des Unternehmens bzw. Vermieters. Dies ergibt sich auch aus der Verordnung des russischen Verkehrsministeriums vom 18. Januar 2017 Nr. 17). Der Stempel kann jedoch auch nach dem angegebenen Datum angebracht werden – es kommt zu keinem Fehler.

Stellen Sie einen Frachtbrief für jeden Tag oder einen anderen Zeitraum aus – nicht länger als einen Monat. Bei der Nutzung eines Fahrzeugs durch mehrere Fahrer im Schichtbetrieb ist es möglich, für jeden Fahrer mehrere Frachtbriefe für ein Fahrzeug gleichzeitig auszustellen.

Neues Formular für 2017

Aufgrund der Erweiterung der Liste der Pflichtangaben müssen einige Unternehmen und Einzelunternehmer die Formen ihrer Frachtbriefe anpassen. Wenn das Blatt nach dem 26. Februar 2017 nicht alle erforderlichen Angaben enthält, können Prüfer ein solches Primärdokument als „unvollständig“ betrachten. Und dann kann es beispielsweise bei der Erfassung der Kosten für Kraft- und Schmierstoffe zu Schwierigkeiten kommen. Wir haben für Sie ein neues Reiseformular vorbereitet, das ab dem 26. Februar alle erforderlichen Angaben enthält. Es sieht aus wie das:

Auch für Pkw können Sie ein neues Frachtbriefformular 2017 im Word-Format nutzen. Ebenso können Sie das Frachtbriefformular für LKWs korrigieren, um Notizen zur technischen Kontrolle vor der Fahrt zu machen.

Beachten Sie, dass bei der Genehmigung eines neuen Frachtbriefformulars für 2017 dieser Umstand in den Rechnungslegungsrichtlinien der Organisation erfasst werden muss (Absatz 4 der PBU 1/2008).

In vielen Organisationen sind der Direktor, der Fahrer und der Mechaniker eine Person. In einer solchen Situation unterschreibt er, dass er eine Vorabkontrolle durchgeführt hat. Außerdem sind Datum und Uhrzeit der Inspektion angegeben.

Änderungen vom 15. Dezember 2017

Mit Beschluss des russischen Verkehrsministeriums vom 7. November 2017 Nr. 476 wurden Änderungen an den Regeln für das Ausfüllen von Frachtbriefen vorgenommen. Sie treten am 15. Dezember 2017 in Kraft. Kurz gesagt, es gab Neuerungen in den Regeln für neue verbindliche Details. Lassen Sie es uns genauer erklären.

OGRN

Zusätzlich zu den Angaben, die bereits auf dem Frachtbrief stehen, ist ab dem 15. Dezember 2017 zusätzlich die Angabe der OGRN des Unternehmens bzw. Einzelunternehmers erforderlich.

Ab dem 15. Dezember 2017 ist die Angabe von OGRN und OGRNIP in Frachtbriefen verpflichtend. Ohne diese Angaben gelten die Frachtbriefe als falsch ausgefüllt.

Wo ist die OGRN auf den Frachtbriefen anzugeben? Diese Frage liegt im Ermessen des Unternehmens oder Einzelunternehmers. Unserer Meinung nach kann OGRN in der Spalte erfasst werden, die für Informationen über eine Organisation oder einen einzelnen Unternehmer vorgesehen ist.

Datum und Uhrzeit der Kontrolle vor der Fahrt

Für das Ausfüllen von Frachtbriefen ab dem 15. Dezember 2017 ist das Datum und die Uhrzeit der Kontrolle des technischen Zustands des Transports vor der Fahrt eine zwingende Angabe des Frachtbriefs. Es wird festgestellt, dass das Datum den Tag, den Monat und das Jahr umfasst und die Uhrzeit Stunden und Minuten umfasst.

Ab dem 15. Dezember 2017 müssen die Informationen über das Fahrzeug das Datum (Tag, Monat, Jahr) und die Uhrzeit (Stunden, Minuten) der Inspektion des technischen Zustands des Fahrzeugs vor der Fahrt enthalten (sofern gesetzlich eine obligatorische Überwachung vorgesehen ist). ).

Änderungen der Verkehrssicherheitsvorschriften

Seit dem 15. Dezember 2017 wurden Änderungen an den Regeln zur Gewährleistung der Transportsicherheit vorgenommen. Während früher eine tägliche Überwachung des technischen Zustands des Fahrzeugs vor dem Verlassen der Strecke vom Parkplatz und bei der Rückkehr zum Parkplatz vorgeschrieben war, sehen die Vorschriften jetzt nur noch eine Überwachung des technischen Zustands vor der Fahrt vor der Abfahrt des Fahrzeugs vor der Dauerparkplatz.