Útilapok naplója. Mi az útinapló kitöltésének menete? Űrlapminta: szükséges adatok

Minden szervezet, amely tevékenysége során gépjárművet használ, köteles fuvarlevelet vezetni. A törvény különleges követelményeket ír elő e napló vezetésére és kitöltésére. Cikkünkben később részletesebben is elmondjuk.

A magazin több részből áll.

Címlap:

• A vállalkozás hivatalos neve.
• A szervezet adatai (OKPO).
• Fakitermelési időszak.

Táblázat rész információkkal:

• Fuvarlevél száma és a sofőrnek történő kiállítás tényleges dátuma.
• A sofőr adatai (teljes név és személyi szám).
• Az autó garázsszáma.
• A felhatalmazott és felelős személyek (vezető, diszpécser, könyvelő) aláírása.

A fuvarlevelek nyilvántartási és kiállítási naplója úgynevezett folyamatos számozással rendelkezik, és időrendi sorrendben kell vezetni. A könyvelési könyvet amint elkészült, össze kell tűzni, és a vállalkozás pecsétjével és a vállalkozás tulajdonosának aláírásával ellátni.

Alapvetően a vállalkozásoknál a számviteli naplót egy könyvelő tölti ki elsődleges dokumentációval vagy a szervezet más felhatalmazott alkalmazottjával, akinek munkaszerződése kimondja. Egyedi esetekben az utazási jegyek karbantartási és nyilvántartási kötelezettsége külső szervezetre hárul (ha a könyvelést kihelyezik). Ebben az esetben a felek megállapodást írnak alá az együttműködés feltételeiről, az egymás iránti jogokról és kötelezettségekről. Az Orosz Föderáció jogszabályai lehetővé teszik ezt a lehetőséget. Ezenkívül a dokumentumot elektronikusan is benyújthatja.

Ha az utazási naplóban javításra van szükség, akkor a jogszabályi előírásoknak kell eljárnia. A naplóban, más elsődleges bizonylatokhoz hasonlóan, a helyesbítést a hibás adatok könnyű áthúzásával, valamint dátummal, aláírással és pecséttel ellátott új bejegyzéssel kell elvégezni.

A magazin kitöltési mintája ingyenesen letölthető.

Jogalkotási szinten minden olyan szervezetnek, amely üzleti vagy termelési tevékenységhez járműveket használ, fuvarlevelet kell vezetnie. Ezeket a szabvány szerint kell kitölteni a 8. számú űrlapnak megfelelően. Ez a dokumentum az elsődleges dokumentáció, amely ténylegesen megerősíti az üzemanyag és a kenőanyagok költségeit, lehetővé teszi a költségek tervezését és az adófizetések csökkentését. Ezenkívül a vezetői elhatárolásokhoz főkönyv szükséges.

A fuvarlevél regisztrációja munkaigényes folyamat. Sok sofőrnek problémái vannak, ha nincsenek speciális, jóváhagyott nyomtatványai. A munkáltatók is szenvednek ettől - 100 ezer rubel bírságot fizethetnek. A kérdések elkerülése érdekében nemcsak a fuvarleveleket kell vezetnie, hanem a mozgásukról is naplót kell vezetnie.

Felsoroljuk ezen dokumentumok megfelelő nyomtatványait és mintáit.

Fuvarlevelek utazási naplójának kitöltésének szabályai

A szervezet járművezetőinek kiállított fuvarlevelek mozgásának ellenőrzéséhez a vezetőségnek vagy a könyvelőnek külön naplót kell vezetnie, amelyben minden kiállított dokumentumot rögzítenek.

A folyóirat borítóját a 8. számú nyomtatvány szerint kell kitölteni. Tartalmazza a cég nevét, az űrlap kódjait, valamint a könyvelés kezdő és befejező dátumát, vagy azt az időszakot, amelyre a jelentést készíti.

A borítón pecsét nincs. A dokumentum végére kerül, rögzítve és megerősítve az összes bejegyzést.

A dokumentum címe után 9 fejezetből álló táblázatot kell készíteni. Egyébként egy hivatásos könyvelő tudja, hogy az 1C: Enterprise programban könyvelési naplót lehet vezetni. A bejegyzések bevitele az adatbázisba nem nehéz. De van egy dolog: a naplót ki kell nyomtatni, hogy a sofőr, a diszpécser és a könyvelő aláírhassa.

A folyóirat bármely időszakra kiadható – legfeljebb 1 évre. Ha az Ön cége megfelelő számú szállítást hajt végre havonta, akkor jobb, ha minden hónapban új naplót indít. A dokumentum lezárásakor ellenőriznie kell az összes adatot a fuvarlevelekkel, és el kell helyeznie a cégvezető bélyegzőjét és aláírását. Ha a szervezetnek évente csak néhány utazása van, akkor a monitoring évente elvégezhető.

Töltse le az utazási napló oldal űrlapját Excel formátumban

Személygépkocsi fuvarlevél minta, nyomtatvány - 3. sz

Töltse le a 3. számú személygépkocsi fuvarlevél nyomtatványt Word formátumban

Speciális jármű fuvarlevél - 3. számú külön nyomtatvány minta és nyomtatvány

Töltse le a speciális jármű fuvarlevél nyomtatványának 3. számú nyomtatványát Excel formátumban

Taxi autó fuvarlevél mintája és nyomtatványa - 4. sz

Töltse le a taxi fuvarlevél nyomtatványát, a 4-es számú nyomtatványt Word formátumban

Teherautó fuvarlevél - minta és nyomtatvány 4. számú C

A kiállított fuvarlevelek mozgásáról minden szervezetnek nyilvántartást kell vezetnie, amely hatósági használatra alkalmas járművel rendelkezik. Erre a célra egy speciális űrlapot biztosítanak, amelyet „fuvarlevelek mozgásának rögzítésére szolgáló naplónak” neveznek. A webhely megmondja, hogyan kell kinéznie ennek a dokumentumnak, és hogyan kell hibátlanul kitölteni.

Azok a szervezetek és vállalkozók, amelyek szállítási szolgáltatást nyújtanak vagy egyszerűen csak céges autót használnak munkájuk során, kötelesek minden kiállított fuvarlevelet rendszeresen regisztrálni egy speciális naplóba. Ezt a 6. cikk határozza meg 2007. november 8-i szövetségi törvény, 259-FZÉs a Közlekedési Minisztérium 2008. szeptember 18-án kelt, 152. sz. A fuvarlevelek mozgásának nyilvántartására szolgáló napló formáját elég régen engedélyezték Az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1997. november 28-i határozata N 78. Ez alatt a húsz év alatt sem maga a 8. számú nyomtatvány, sem a karbantartási eljárás nem változott. Bár a jogalkotók nem egyszer módosították a fuvarlevelek kitöltését, ezek közül az utolsó 2019 elején történt. Az Állami Statisztikai Bizottság a 8. számú formanyomtatványon kívül számos további formanyomtatványt is jóváhagyott, amelyek a vonatkozó fuvarlevelek kiállítására szolgálnak (teherautók és személygépkocsik, valamint autóbuszok esetében). Egy másik cikkben lesz szó róla, de most részletesebben foglalkozunk a számviteli dokumentáció elsődleges típusával, amely a járművezetőknek kiállított fuvarlevelek mozgásának ellenőrzésére szolgál, valamint a használt lapok visszaszállítása a szervezet számviteli osztályára.

Mi az a fuvarlevél mozgási napló?

Egy ilyen számviteli bizonylat használatának több olyan előnye is van, amely a napló használatát olyan cégek számára is hasznossá teszi, akiknek nem kötelező. Különösen lehetővé teszi az utalványok kibocsátásának időszerűségének és sorrendjének ellenőrzését, valamint az üzemanyagok és kenőanyagok leírásának gyorsabb ellenőrzését. A 8. számú szabványos iparágközi formanyomtatvány (OKUD 0345008) egy könyv formájában összevarrt lap, amelyre kilenc oszlopból álló táblázatot nyomtatnak. Minden szervezet kidolgozhatja és használhatja a jelen dokumentum saját formáját, mivel ennek formája ajánlott és kötelező. A saját táblázat fejlesztése lehetővé teszi az oszlopok kényelmes sorrendbe rendezését, a szükségtelen adatok eltávolítását és a relevánsak hozzáadását. A formanyomtatvány különösen a következőket tartalmazza:

• a fuvarlevél száma és kiállításának dátuma;
• személyi szám és a járművezető teljes neve;
• a jármű garázsszáma (a rendszám feltüntetését a formanyomtatvány nem tartalmazza, de az űrlapon figyelembe tudja venni);
• a járművezető aláírása, amely megerősíti a menetjegy átvételét;
• az utalvány kiállítására és elfogadására jogosult személy (diszpécser) aláírása;
• a lap elfogadásának dátuma és a könyvelő aláírása;
• oszlop a jegyzetek számára.

Ki kell tölteni az utazási naplót, melynek szabványos formája a cikk végén letölthető, a megállapított sorrendben az Orosz Föderáció Közlekedési Minisztériumának 2008. szeptember 18-i, 152. sz.. Ez az eljárás minden járműhasználóra azonos.

Útinapló: mintatöltés

Általában nem okoz gondot ennek a szabványos űrlapnak a kitöltése. A bejegyzések történhetnek kézzel vagy számítógépen kitöltve, a nap végén pedig kinyomtathatók az ívek, így minden jogosult aláírhat. Kényelmesebb a kézírásos dokumentum karbantartása, ha sok autó van a szervezetben, és a diszpécser folyamatosan utalványokat állít ki és fogad el. A dokumentum címlapján a szokásos módon fel kell tüntetni a szervezet nevét, OKPO-ját és a nyomtatvány kiállításának időszakát. A címlapon nem kell aláírást vagy pecsétet helyezni. Az irat oldalait számozni kell, és számukat az irat hátoldalán fel kell tüntetni. Nem szükséges összevarrni és lezárni az űrlapot.

Az űrlapon belül csak a szükséges mezőket kell kitöltenie. Nincs szükség összegzésre. Egy példa a fuvarlevelek kiállításához szükséges szabványos napló kitöltésére a következőképpen néz ki:

Ha a folyóiratban elfogynak a szabad oldalak és rovatok, legalább három évig meg kell őrizni a szervezet archívumában, majd megsemmisíthető.

Cégek és egyéni vállalkozók, akik üzleti tevékenységük során különböző kategóriájú járműveket használnak, A járművezetőket fuvarlevelekkel kell ellátni.

Meghatározás

A meghatározás alatt "Fuvarlevél" olyan dokumentumra utal, amely teljes jogot biztosít a járművezetőknek egy adott jármű használatára.

A dokumentumban részletes információkat kell megjeleníteni a járművezető útvonalára, üzemanyag-fogyasztására és munkatevékenységére vonatkozóan.

A közlekedési vállalatok számára az Orosz Föderáció jogszabályai rendelkeznek kötelesség minden nap fuvarlevelet ad ki, az egyetlen kivétel az olyan helyzet, amikor a sofőr hosszú üzleti útra indul.

Ha olyan cégekről beszélünk, amelyek nem tartoznak a gépjármű-közlekedéshez, akkor számukra a kiadás gyakorisága 1 naptól naptári hónapig változik.

Általános információ

A kiadott utazási utalványok teljes körű ellenőrzése érdekében a társaságnak 8-as nyomtatványon kell vezetnie az utazási utalványok naplóját.

2013 januárja óta azonban az Orosz Föderáció számviteli szövetségi törvényének 2011 decemberében, a 402-FZ sz. számviteli törvény hatálybalépése miatt az űrlap nem kötelező.

A társaságoknak jogában áll személyes nyomtatványokat készíteni, vagy az egységes nyomtatványt a szükséges adatokkal kiegészíteni, feltéve, hogy az egységes nyomtatvány minden megadott pontja változatlan marad.

Emlékeztetni kell viszont arra, hogy a fuvarlevél egységes vagy módosított formáját azonnali kezelésből generált megbízás alapján kell bevezetni. Ezenkívül a bizonylat felhasználása rögzíthető a cég számviteli politikájában.

A naplót a legtöbb esetben időszakra kell kiadni 12 naptári hónapig szükség esetén azonban az időszak lerövidíthető legfeljebb 1 hónapig. Az úti okmányok naplója az elsődleges dokumentációra vonatkozik, a tárolási idő pedig az legalább 5 év.

Fuvarlevél szükséges a következő alapvető információkat kell tartalmaznia, Hogyan:

• a jármű vezetőjének személyes adatai;
• jármű rendszáma;
• a jármű tulajdonosának vagy annak a társaságnak a személyes adatai, amelynek mérlegében a jármű található;
• üzemanyagköltségek (az információk megadásakor a sebességmérőre kell összpontosítania);
• teljes útvonal hossza és futásteljesítménye.

Ha az úton rendkívüli helyzet alakul ki, vagy a közlekedési szabályok megsértése történik, a jármű vezetője köteles a közlekedésrendészeti képviselőnek a fődokumentáción kívül fuvarlevelet is átadni a szabálysértésekkel kapcsolatos információk megjelenítéséhez.

A lap attól függetlenül jön létre, hogy a jármű a céghez tartozik, vagy a sofőr tulajdonában van, de gyártási célra használják.

Az engedélyköteles ömlesztett termékek szállítása során feltétlenül létre kell hozni egy „engedélykártya” oszlopot, beleértve a fuvarlevél számának feltüntetését, szigorúan a szállított árunak megfelelően. Főleg, ha anyagi értékekről van szó.

A műszak végén a generált fuvarlevelet át kell adni a diszpécsereknek, hogy a megfelelő naplóba beírják az adatokat, a kitöltött „jegy” nyomtatvány mentésére.

A társaság belső szabályzatának kialakítása során a naplót további ellenőrzésre át kell adni a számviteli osztály képviselőjének. Erre a célra a szóban forgó számviteli naplóban van egy speciális mező a dokumentumok számviteli osztályhoz történő benyújtásának jelölésére.

Abban az esetben, ha az adott folyóirat fenntartásáért felelős személy nincs, lehetőség van más, hasonló szolgáltatásokat nyújtó céggel is szerződést kötni.

Emlékeztetni kell arra, hogy a megállapodásnak tartalmaznia kell minden olyan árnyalatot, amely megoldhatja a vitás helyzeteket, amikor azok felmerülnek.

A fuvarozási típusú szolgáltatásokat nyújtó vállalatoknak vagy egyéni vállalkozóknak be kell jegyezniük a generált fuvarleveleket a megfelelő regisztrációs naplóba (a 259. sz. szövetségi törvény 1. cikkének (1) bekezdése, (1) bekezdése, 6. cikke és a Közlekedési Minisztérium 152. számú rendelete alapján). ).

Az ilyen napló használata lehetővé teszi a fuvarlevelek keletkezésének időszerűségének ellenőrzését, és ennek megfelelően a járművek üzemanyag- és kenőanyag-fogyasztásának figyelemmel kísérését. Ezenkívül a fuvarleveleken megjelenő információk ellenőrzése biztosított.

Szabályozó aktusok

A kérdéses napló karbantartásával kapcsolatos minden kérdést a következők szabályoznak előírások, Hogyan:

• 402. sz. szövetségi törvény;
• a közlekedési minisztérium 152. számú végzése;
• 59. sz. szövetségi törvény.

Ez a lista nem teljes, de minden szükséges információt tartalmaz az utazási naplóval kapcsolatban.

A szóban forgó forgalom rögzítésére, nyilvántartására és fuvarlevelek generálására szolgáló napló tartalmazza több rész, nevezetesen:

• címlap, amelyen kizárólag az OKPO szerinti cégnév és kódérték jelenik meg, beleértve a napló összeállításának időszakát is;
• táblázatos rész.

A táblázatos rész viszont tartalmazza ilyen információkat, Hogyan:

• a fuvarlevél számozása és annak pontos időpontja;
• minden szükséges információ a járművezetőről, beleértve a személyzet számát;
• járműgarázs száma;
• a naplókönyvelésért felelős felhatalmazott személyek aláírása.

Érdemes megjegyezni, hogy aláírásra van szükség meg kell jelölni:

• a jármű vezetője által, amely igazolja a fuvarlevél átvételének tényét;
• diszpécser vagy a feladatait ellátó munkavállaló, amely igazolja, hogy a jármű vezetőjétől minden szükséges dokumentumot megkaptak;
• könyvelő alkalmazott, akinek aláírása igazolja a lap nyilvántartásba vételre történő ellenőrzését és elfogadását.

Szükség szerint kiegészítő megfelelő feljegyzéseket kell készíteni.

A szóban forgó fuvarlevél-szolgáltatási naplóba minden szükséges adatot be kell írni a cég által összeállított lapokkal kapcsolatban. Ebben a kérdésben minden kivétel elfogadhatatlan.

A napló folyamatos számozást tartalmaz, és kizárólag időrendi sorrendben kell vezetni. A naplót a kitöltést követően be kell kötni, majd megfelelő pecséttel le kell zárni és a közvetlen felettesnek alá kell írnia.

Figyelembe kell venni, hogy a szóban forgó napló vezetésével kizárólag a cég azon alkalmazottja van megbízva, akinek a munkaszerződése meghatározza a jelen dokumentum vezetésével kapcsolatos felelősséget. Meghatalmazott személy kijelölésére a cégvezetés erre vonatkozó utasításával van lehetőség.

Ezenkívül emlékeztetni kell arra, hogy az Orosz Föderáció jogszabályai lehetővé teszik harmadik felek bevonását a folyóirat fenntartásába az ilyen szolgáltatások nyújtásáról szóló aláírt megállapodás alapján.

Ilyen helyzetben a fuvarlevelek elkészítésével kapcsolatos felelősséget más cégek képviselőire bízzák.

Forma és minta

Amint azt korábban jeleztük, a szóban forgó naplót a 8. számú nyomtatvány szerint kell összeállítani. A vállalat és az egyéni vállalkozók kérésére az Orosz Föderáció jogszabályai lehetővé teszik a saját személyes forma kidolgozását.

A kérdéses dokumentum elkészítése során mindig emlékeznie kell arra, hogy bármilyen hiba vagy elírás szigorúan tilos, mivel ezek azonosítása esetén problémák merülhetnek fel a szabályozó hatóságokkal.

További információ a fuvarlevelek, valamint az üzemanyagok és kenőanyagok elszámolásáról ebben a videóban.

A fuvarlevelek kialakításában 2017-ben történt változásokról, valamint a fuvarlevél kitöltésének példájáról külön egyeztetéseink során tárgyaltunk. Ebben az anyagban a fuvarlevelek mozgását rögzítő naplóról lesz szó.

Kinek kell utazási naplót vezetnie?

A szállítási szolgáltatásokat nyújtó szervezetek és egyéni vállalkozók kötelesek a kiállított fuvarleveleket a fuvarlevél-nyilvántartási naplóban regisztrálni (a 2007. november 8-i 259-FZ szövetségi törvény 1. cikkelyének 1. cikkelye, 6. cikkelye, a rendelet 17. cikke). a Közlekedési Minisztérium 2008. 09. 18-i 152. sz.

A járműveket használó többi személy saját belátása szerint vezethető fuvarlevelet. Egy ilyen napló használata lehetővé teszi a fuvarlevelek kiállításának időszerűségének ellenőrzését, és ennek következtében a járművek által fogyasztott üzemanyagok és kenőanyagok leírását, amelyek használatára vonatkozó információk a megfelelő fuvarlevelekben tükröződnek.

Útinapló űrlap

A fuvarlevelek mozgásának rögzítésére szolgáló naplót (8. számú nyomtatvány) az Orosz Föderáció Állami Statisztikai Bizottságának 1997. november 28-i 78. számú határozata hagyta jóvá.

Utazási napló (8. űrlap): letöltés Excelben

Jelezzük, hogy ezt a naplót vezetik a sofőrnek kiállított fuvarlevelek mozgásának és a feldolgozott fuvarlevelek könyvelési részleghez történő eljuttatásának figyelemmel kísérésére.

A szervezet és egyéni vállalkozó szükség esetén önállóan is kidolgozhatja a naplólapot.